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So erstellen Sie eine einfache Rechnung mit Excel

Unabhängig davon, ob Sie als Freiberufler für mehrere Unternehmen arbeiten oder ein Unternehmen, das eine Kreditlinie für seine Kunden verlängern möchte, benötigen Sie eine Rechnung. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Rechnung in Excel ist nicht schwierig. Sie sind bereit, Ihre Rechnung einzureichen und Zahlungen in kürzester Zeit zu erhalten.

Verwenden einer Rechnungsvorlage

Das Erstellen einer einfachen Rechnung in Excel ist relativ einfach. Erstellen Sie ein paar Tabellen, legen Sie ein paar Regeln fest, fügen Sie ein paar Informationen hinzu und los geht’s. Alternativ gibt es viele Websites, die diese anbieten kostenlose Rechnungsvorlagen erstellt von tatsächlichen Buchhaltern. Sie können diese stattdessen verwenden oder sogar eine herunterladen, um sie als Inspiration für Ihre eigenen zu verwenden.

Excel bietet auch eine eigene Bibliothek mit Rechnungsvorlagen, die Sie verwenden können. Um auf diese Vorlagen zuzugreifen, öffnen Sie Excel und klicken Sie auf die Registerkarte «Datei».

Wählen Sie hier «Neu» und geben Sie «Rechnung» in die Suchleiste ein.

Drücken Sie die Eingabetaste, um eine Sammlung von Rechnungsvorlagen anzuzeigen.

Durchsuchen Sie die verfügbaren Vorlagen, um eine zu finden, die Ihnen gefällt.

Erstellen einer einfachen Rechnung in Excel von Grund auf neu

Um eine einfache Rechnung in Excel zu erstellen, müssen wir zunächst verstehen, welche Informationen erforderlich sind. Zur Vereinfachung erstellen wir eine Rechnung, in der nur die Informationen verwendet werden, die für den Zahlungseingang erforderlich sind. Folgendes brauchen wir:

Angaben zum Verkäufer
- Name
- Adresse
- Telefonnummer
Käuferinformationen
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Artikelbeschreibung (der verkauften Dienstleistung oder des verkauften Produkts)
Artikelpreis (des einzelnen Produkts oder der einzelnen Dienstleistung)
Gesamtbetrag fällig
Zahlungsart

Lass uns anfangen.

Öffnen Sie zunächst eine leere Excel-Tabelle. Das erste, was wir tun möchten, ist, die Gitterlinien zu entfernen und uns ein sauberes Excel-Blatt zu geben, in dem wir arbeiten können. Gehen Sie dazu zur Registerkarte „Ansicht“ und deaktivieren Sie „Gitterlinien“ in der „Show“ » Sektion.

Lassen Sie uns nun die Größe einiger Spalten und Zeilen ändern. Dies gibt uns zusätzlichen Platz für einige der längeren Informationen wie Artikelbeschreibungen. Um die Größe einer Zeile oder Spalte zu ändern, klicken und ziehen Sie.

Standardmäßig sind Zeilen auf eine Höhe von 20 Pixel und Spalten auf eine Breite von 64 Pixel eingestellt. Wir empfehlen, Ihre Zeilen und Spalten so einzustellen, dass sie optimal eingerichtet sind.

Reihen:

Säulen:

Spalte A: 385 Pixel
Spalte B: 175 Pixel
Spalte C: 125 Pixel

Zeile 1 enthält Ihren Namen und das Wort «Rechnung». Wir möchten, dass diese Informationen für den Empfänger sofort sichtbar sind. Daher geben wir etwas mehr Platz, um die Schriftgröße dieser Informationen zu erhöhen und sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen.

Spalte A enthält die meisten wichtigen (und möglicherweise langwierigen) Informationen in der Rechnung. Dies umfasst Käufer- und Verkäuferinformationen, Artikelbeschreibung und Zahlungsmethode. Spalte B enthält die spezifischen Daten der aufgelisteten Elemente, sodass nicht so viel Platz benötigt wird. Schließlich enthält Spalte C die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Einzelpreis für jeden aufgelisteten Artikel und den fälligen Gesamtbetrag. Diese Informationen sind ebenfalls kurz und benötigen daher nicht viel Platz.

Passen Sie Ihre Zeilen und Zellen an die vorgeschlagenen Spezifikationen an und beginnen Sie mit dem Einfügen unserer Informationen!

Geben Sie in Spalte A, Zeile 1 Ihren Namen ein. Geben Sie ihm eine größere Schriftgröße (ca. 18pt Schrift) und fetten Sie den Text fett, damit er hervorsticht.

Geben Sie in Spalte B, Zeile 1 «Rechnung» ein, um sofort zu verdeutlichen, um was es sich bei dem Dokument handelt. Wir empfehlen eine 28pt-Schriftart mit Großbuchstaben. Fühlen Sie sich frei, ihm eine hellere Farbe zu geben, wenn Sie möchten.

In Spalte A, Zeilen 4, 5 und 6 geben wir unsere Adresse und Telefonnummer ein.

Geben Sie in Spalte B, Zeilen 4 und 5 «DATE:» und «INVOICE:» mit fettem Text ein und richten Sie den Text nach rechts aus. In den Spalten 4 und 5 der Spalte C geben Sie das tatsächliche Datum und die Rechnungsnummer ein.

Schließlich geben wir für den letzten Teil der Basisinformationen den Text „Bill To:“ (in Fettdruck) in Spalte A, Zeile 8 ein. Darunter geben wir in den Zeilen 9, 10 und 11 den Empfänger ein Information.

Jetzt müssen wir eine Tabelle erstellen, um unsere Artikel, Erfüllungstermine und bestimmten Beträge aufzulisten. So richten wir es ein:

Zuerst werden die Spalten A und B in Zeile 14 zusammengeführt. Dies dient als Kopfzeile für unsere aufgelisteten Elemente (Spalte A, Zeilen 15-30) und unsere Erfüllungstermine (Spalte B, Zeilen 15-30). Nachdem Sie die Spalten A und B in Zeile 14 zusammengeführt haben, geben Sie der Zelle einen Rahmen. Sie können dies tun, indem Sie zum Abschnitt „Schriftart“ auf der Registerkarte „Startseite“ gehen, das Rahmensymbol auswählen und den gewünschten Randtyp auswählen. Im Moment verwenden wir «Alle Grenzen».

Machen Sie dasselbe für Zelle C14. Fühlen Sie sich frei, Ihre Zellen zu beschatten, wenn Sie möchten. Wir machen ein hellgraues. Um Ihre Zellen mit einer Farbe zu füllen, wählen Sie die Zellen aus, wählen Sie den Pfeil neben dem Symbol „Füllfarbe“ im Abschnitt „Schriftart“ auf der Registerkarte „Startseite“ und wählen Sie Ihre Farbe aus dem Dropdown-Menü aus.

Geben Sie in der ersten hervorgehobenen Zelle «DESCRIPTION» ein und richten Sie den Text in der Mitte aus. Geben Sie für C14 «AMOUNT» mit Mittelausrichtung ein. Fett den Text für beide. Jetzt haben Sie Ihre Tabellenüberschrift.

Wir möchten sicherstellen, dass wir einen Tisch haben, der groß genug ist, um alle unsere Artikel aufzulisten. In diesem Beispiel werden 16 Zeilen verwendet. Geben oder nehmen Sie so viele, wie Sie brauchen.

Gehen Sie zum Ende Ihrer Tabelle und geben Sie den ersten beiden Zellen in der Zeile einen unteren Rand.

Markieren Sie nun die Zellen C15-29 und geben Sie ihnen alle linken und rechten Ränder.

Wählen Sie nun Zelle C30 aus und geben Sie ihr den linken, rechten und unteren Rand. Schließlich fügen wir unserer Tabelle einen Abschnitt «Gesamtsumme» hinzu. Markieren Sie Zelle C31 und geben Sie ihr Ränder um die gesamte Zelle. Sie können ihm auch einen Farbton geben, damit er auffällt. Stellen Sie sicher, dass Sie es in der Zelle daneben mit „TOTAL“ kennzeichnen.

Damit ist der Rahmen unserer Tabelle vervollständigt. Lassen Sie uns nun einige Regeln festlegen und eine Formel hinzufügen, um sie zusammenzufassen.

Wir wissen, dass unsere Erfüllungstermine in Spalte B, Zeilen 15-30, stehen. Fahren Sie fort und wählen Sie diese Zellen aus. Wenn Sie alle ausgewählt haben, klicken Sie auf das Feld «Nummer formatieren» im Abschnitt «Nummer» der Registerkarte «Startseite».

Nach der Auswahl wird ein Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie die Option «Kurzes Datum». Wenn Sie nun in eine dieser Zellen eine Zahl wie z. B. 12/26 eingeben, wird diese automatisch auf die Version mit kurzem Datum umformatiert.

Wenn Sie die Zellen C15-30 markieren, in denen sich unser Artikelbetrag befindet, und die Option «Währung» auswählen und dann einen Betrag in diese Zellen eingeben, wird dieser neu formatiert, um diesen Betrag wiederzugeben.

Um automatisch alle Einzelbeträge hinzuzufügen und sie in der von uns erstellten Zelle „Summe“ wiederzugeben, wählen Sie die Zelle aus (in diesem Beispiel C31) und geben Sie die folgende Formel ein:

=SUM(C15:C30)

Wenn Sie nun eine Zahl in die einzelnen Betragszellen eingeben (oder entfernen), wird diese automatisch in der Summenzelle angezeigt.

Dies wird die Dinge auf lange Sicht für Sie effizienter machen.

Geben Sie anschließend in A34 den Text „Zahlungsmethode:“ ein.

Die Informationen, die Sie daneben eingeben, befinden sich zwischen Ihnen und dem Empfänger. Die häufigsten Zahlungsarten sind Bargeld, Scheck und Überweisung. Manchmal werden Sie aufgefordert, eine Zahlungsanweisung anzunehmen. Einige Unternehmen bevorzugen sogar eine direkte Einzahlung oder die Verwendung von PayPal.

Vergessen Sie nicht, Ihrem Kunden oder Kunden für den letzten Schliff zu danken!