So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Navigationsfenster in Outlook

Im Navigationsbereich von Outlook können Sie zu verschiedenen Ordnern, Postfächern und Gruppen navigieren. Es enthält jedoch Ordner, auf die Sie möglicherweise nie zugreifen, die Sie jedoch nicht ausblenden können. So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Navigationsfenster, in dem genau das angezeigt wird, was Sie benötigen.

Wenn Sie immer nur Posteingang, gesendete Objekte, gelöschte Objekte und Archiv verwenden, ist dieses Handbuch wahrscheinlich nichts für Sie. Fügen Sie diese Ordner einfach zu Ihren Favoriten hinzu (wie Sie dies in unserer Anleitung zum Navigationsbereich erfahren), und los geht’s. Wenn Sie jedoch viele Ordner haben, auf verschiedene freigegebene Postfächer zugreifen oder Mitglied mehrerer Office 365-Gruppen sind, ist der Navigationsbereich möglicherweise etwas überwältigend und unordentlich. Wenn Sie alle Ordner hinzufügen, die Sie zu Ihren Favoriten hinzufügen möchten, wird dies nicht gekürzt, da zu viele Ordner vorhanden sind, um organisiert zu bleiben.

Stattdessen können Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Navigationsbereich erstellen, der genau das enthält, was Sie möchten, und sonst nichts. Klicken Sie dazu unten im Navigationsbereich auf das Symbol „Verknüpfungen“.

Dadurch wird der leere Bereich für Verknüpfungen geöffnet.

Um dem Bereich eine Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Titel «Verknüpfungen» (ein Rechtsklick auf eine andere Stelle im Bereich führt zu nichts) und wählen Sie «Neue Verknüpfung».

Das Fenster «Zum Ordner hinzufügen» wird geöffnet, in dem alle verfügbaren Postfächer angezeigt werden. Wählen Sie einen Ordner aus, den Sie dem Bereich Verknüpfungen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf „OK“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordner).

Dadurch wird der Ordner zum Bereich Verknüpfungen hinzugefügt. Sie können beliebig viele Ordner aus beliebigen Postfächern hinzufügen, auf die Sie Zugriff haben.

Dies ist nicht so ordentlich wie es sein könnte, also werden wir eine neue Verknüpfungsgruppe hinzufügen und einige der Ordner verschieben. Klicken Sie zunächst erneut mit der rechten Maustaste auf die Überschrift «Verknüpfungen» und wählen Sie dann «Neue Verknüpfungsgruppe» aus.

Dadurch wird ein neues Textfeld erstellt, das Sie nach Belieben umbenennen können.

Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen – wir haben mit «Arbeiten» fortgefahren – und drücken Sie dann die Eingabetaste. Jetzt können Sie entweder mit der rechten Maustaste auf Ihren neuen Gruppennamen klicken und neue Verknüpfungen hinzufügen oder bereits hinzugefügte Verknüpfungen ziehen und ablegen. Wir haben drei der zuvor hinzugefügten Verknüpfungen per Drag & Drop verschoben.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfung klicken und die Optionen „Nach oben“ und „Nach unten“ verwenden.

Möglicherweise haben Sie bemerkt, dass Sie im Bereich «Zum Ordner hinzufügen» keine Verknüpfungen zu Office 365-Gruppen hinzufügen können. Sie können jedoch Verknüpfungen zu Windows-Ordnern hinzufügen. Öffnen Sie den Windows Explorer, suchen Sie den gewünschten Ordner und ziehen Sie ihn auf den Header «Verknüpfungen» (oder in einen von Ihnen erstellten Gruppenheader).

Wenn Sie den Mauszeiger über den Gruppenkopf bewegen, wird ein Tooltip «Link» angezeigt. An diesem Punkt können Sie die Ordnerverknüpfung in der Gruppe ablegen.

Sie können auch Verknüpfungen zu Dateien in den Verknüpfungsbereich ziehen und dort ablegen. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Arbeit auf hervorragende Weise in einem Bereich zusammenfassen.

Sie können URLs nicht direkt über einen Browser hinzufügen, aber Sie können eine Verknüpfung zu einer URL in einem Ordner erstellen und diese dann wie eine Datei hineinziehen. Wenn Sie auf die Verknüpfung klicken, wird sie wie jeder andere Link in Ihrem Standardbrowser geöffnet. Wenn Sie also eine Web-URL für eine Office 365-Gruppe haben, können Sie diese weiterhin zum Bereich Verknüpfungen hinzufügen.

Sobald Sie das Verknüpfungsfenster so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, können Sie es anstelle des Standardnavigationsfensters verwenden. Outlook wird mit dem Bereich geöffnet, den Sie beim Herunterfahren von Outlook geöffnet haben. Sie müssen also nie mehr zum Navigationsbereich zurückkehren, es sei denn, Sie möchten.