So erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen in Excel

Die Chancen stehen gut, dass Sie immer wieder dieselben Arten von Excel-Tabellen erstellen. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Vorlage kann dazu beitragen, dass dieser Prozess viel reibungsloser verläuft.

Bei der Erstellung ähnlicher Tabellen öffnen viele Benutzer ein vorhandenes Blatt, löschen die Daten, die sie dort nicht möchten, und speichern sie dann als andere Datei. Schlimmer noch, einige erstellen die Datei jedes Mal von Grund auf neu. Eine benutzerdefinierte Vorlage kann dies erheblich beschleunigen. Vorlagendateien sind mehr oder weniger die gleichen wie Standard-Excel-Dateien, jedoch mit bereits festgelegten Formatierungs- und Boilerplate-Inhalten. Sie verwenden einfach die Vorlage, um eine neue Excel-Datei zu erstellen und die Daten einzugeben. Sie können eine benutzerdefinierte Vorlage von Grund auf neu erstellen oder eine vorhandene Tabelle als Vorlage speichern und anschließend ein wenig bereinigen. Der einzige Unterschied besteht darin, ob Sie mit einem neuen, leeren oder bereits erstellten Blatt beginnen.

Erstellen Sie eine Vorlage

In unserem Beispiel erstellen wir eine Vorlage aus einer vorhandenen Tabelle. Hier ist ein Standardblatt, das wir bei How-To Geek für Spesenabrechnungen verwenden.

Die Datei ist nur eine normale Excel-Datei, die mit der Erweiterung .xlsx gespeichert wird. Unsere ist bereits gut formatiert, daher müssen wir nur alle tatsächlichen Daten löschen, die wir nicht benötigen, um dort zu sein. Wenn Sie ein vorhandenes Blatt anpassen (oder ein neues erstellen), bereinigen Sie es. Richten Sie das Basisblatt ein, fügen Sie Ihre Überschriften hinzu, fügen Sie Formeln hinzu, formatieren Sie Zellen, erstellen Sie Rahmen, was auch immer. Kurz gesagt, machen Sie es so, dass Sie beim Erstellen einer neuen Datei basierend auf der Vorlage einfach mit der Eingabe von Daten beginnen können.

Wenn die Dinge so aussehen, wie Sie es möchten, müssen Sie die Datei als Vorlage speichern. Öffnen Sie das Menü «Datei» und klicken Sie auf die Option «Speichern unter».

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Dateityp (direkt unter dem Textfeld Dateiname) die Option „Excel-Vorlage (.xltx)“ aus.

Standardmäßig speichert Excel Vorlagen gerne unter Dokumente Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Sie können sie jedoch überall dort speichern, wo es für Sie sinnvoll ist.

Wenn Sie einen noch besser organisierten Ansatz wünschen, können Sie den Standardspeicherort ändern, an dem Excel Vorlagen speichert. Klicken Sie im Menü «Datei» auf den Befehl «Optionen». Klicken Sie im Fenster «Excel-Optionen» in der linken Spalte auf die Kategorie «Speichern».

Auf der rechten Seite wird das Feld «Standardspeicherort für persönliche Vorlagen» angezeigt, in das Sie einen Pfad zu einem benutzerdefinierten Speicherort für Vorlagen eingeben können. Aus irgendeinem Grund gibt es die Schaltfläche «Durchsuchen». Geben Sie daher den vollständigen Pfad zu dem Ordner ein, den Sie verwenden möchten, oder kopieren Sie den Speicherort und fügen Sie ihn aus einer Adressleiste des Datei-Explorers ein.

Verwenden Sie eine Vorlage, um ein neues Dokument zu erstellen

Nachdem Sie Ihre Vorlage gespeichert haben, können Sie damit neue Dokumente erstellen. Und Sie können dies auf zwei Arten tun.

Wenn Sie Ihre Vorlagen im offiziellen Ordner für benutzerdefinierte Vorlagen speichern, den Office verwendet (unabhängig davon, ob dies der Standardspeicherort für Dokumente Benutzerdefinierte Office-Vorlagen ist oder ob Sie in den Einstellungen einen neuen Speicherort für Einstellungen konfiguriert haben), werden diese Vorlagen auf dem Office-Begrüßungsbildschirm verfügbar. In diesem Bildschirm werden standardmäßig vorgestellte Vorlagen angezeigt. Sie können jedoch Vorlagen anzeigen, die Sie gespeichert haben, indem Sie auf den Link «Persönlich» klicken.

Klicken Sie einfach auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und Excel erstellt basierend auf dieser Vorlage ein neues Dokument für Sie.

Sie können auch eine neue Datei basierend auf einer Vorlage erstellen, indem Sie im Datei-Explorer auf die Vorlage doppelklicken. Die Standardaktion für Vorlagendateien besteht darin, eine neue Datei zu erstellen, anstatt die Vorlagendatei zu öffnen. Wenn Sie also auf eine Vorlage doppelklicken, wird sofort eine neue Excel-Datei für Sie geöffnet.

Wenn Sie die eigentliche Vorlagendatei öffnen möchten, um sie zu ändern, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und dann im Kontextmenü die Option „Öffnen“ auswählen.

Am Ende sind Vorlagendateien funktional ähnlich wie normale Excel-Dateien. Der große Unterschied besteht darin, wie Excel mit diesen Dateien umgeht, sodass Sie auf einfache Weise neue Dokumente darauf basierend erstellen können.