So erhalten Sie Outlook-Benachrichtigungen nur für wichtige E-Mails

Microsoft hielt sie für hilfreich, wenn sie Benachrichtigungen für neue E-Mails einrichten. Eine ständige Flut von Benachrichtigungen kann jedoch auch Ihren Gedankengang stören. Sie können die Benachrichtigungen komplett deaktivieren oder – noch besser – Outlook so einrichten, dass Sie nur über wichtige E-Mails benachrichtigt werden.

So erstellen Sie eine einfache Regel

Wenn Sie auf bestimmte Personen wie Kunden, Ihren Chef oder Ihre Familienmitglieder reagieren müssen, können Sie Regeln in Outlook verwenden, um nur Benachrichtigungen zu bestimmten Nachrichten zu erhalten. So richten Sie eine Regel ein, die nur E-Mail-Benachrichtigungen von einem bestimmten Absender anzeigt.

Der einfachste Weg, diese Regel einzurichten, besteht darin, eine E-Mail von dieser Person zu finden. In diesem Beispiel richte ich eine Regel ein, die mich benachrichtigt, wenn ich eine E-Mail von meinem Chef erhalte, denn E-Mails von Ihrem Chef sind immer wichtig, oder? Ich würde also mit der rechten Maustaste auf die E-Mail von Whitson Gordon, dem Chefredakteur von How-To Geek, klicken und im Popup-Menü „Regeln“ und dann „Regel erstellen“ auswählen.

Wählen Sie im Dialogfeld „Regel erstellen“ die Bedingungen aus, unter denen Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails erhalten möchten. Ich möchte sofort Benachrichtigungen über E-Mails erhalten, die ich von Whitson erhalte, daher aktiviere ich das erste Kontrollkästchen.

Außerdem aktiviere ich das Kontrollkästchen „Gesendet an“ und vergewissere mich, dass mein Name aus der Dropdown-Liste ausgewählt ist, damit ich Benachrichtigungen für E-Mails erhalte, die von Whitson direkt an mich gesendet werden. Wenn Sie nicht über E-Mails benachrichtigt werden möchten, bei denen Sie auf CC gesetzt sind oder an einen von mehreren Empfängern, wählen Sie „Nur ich“ aus der Dropdown-Liste „Gesendet an“. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Ein Dialogfeld «Erfolg» wird angezeigt mit der Option «Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden». OK klicken». Ich möchte herausfinden, welche E-Mails sich in meinem Posteingang von Whitson befinden, also aktiviere ich das Kontrollkästchen.

Das Dialogfeld «Neue E-Mail-Benachrichtigungen» wird angezeigt und erfordert sofortiges Handeln. Ich habe derzeit nur eine E-Mail von Whitson in meinem Posteingang, daher ist dies die einzige, die in diesem Dialogfeld aufgeführt ist. Wenn es jedoch mehr E-Mails von Whitson gäbe, würden sie alle hier aufgelistet. Wenn Sie eine E-Mail direkt in diesem Dialogfeld anzeigen möchten, wählen Sie die anzuzeigende E-Mail aus und klicken Sie auf „Element öffnen“. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld «Neue E-Mail-Benachrichtigungen» bleibt geöffnet, bis Sie auf «Schließen» klicken, auch wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus dem Dialogfeld öffnen und die Nachricht dann schließen.

So erstellen Sie erweiterte Regeln

Beim Erstellen von Regeln können Sie aus zusätzlichen, spezifischeren Optionen auswählen, die im Hauptdialogfeld „Regel erstellen“ verfügbar sind. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld „Regel erstellen“, wie zuvor in diesem Artikel beschrieben. Klicken Sie dann auf „Erweiterte Optionen“.

Der erste Bildschirm des Dialogfelds „Regelassistent“ zeigt eine Liste mit detaillierten Bedingungen an, die überprüft werden müssen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Bedingungen, die Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen überprüfen möchten. Ich möchte Benachrichtigungen erhalten, wenn ich E-Mails von Whitson erhalte, die nur an mich gesendet wurden, daher wähle ich diese Bedingungen aus.

Der blau unterstrichene Text sind Links, auf die Sie klicken, um die Werte anzugeben, die in dieser Bedingung überprüft werden sollen. Nachdem Sie diese Bedingung ausgewählt haben, klicken Sie im Feld „Schritt 2“ auf den blauen Link zu dieser Bedingung, um die Werte zu bearbeiten.

Nachdem Sie die Bedingungen ausgewählt haben, die Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie nun Optionen aus, um anzugeben, was mit einer empfangenen Nachricht geschehen soll, die den ausgewählten Bedingungen entspricht. Sie können die Nachricht beispielsweise in einen bestimmten Ordner verschieben, an eine oder mehrere Personen weiterleiten, mithilfe einer Vorlage antworten oder sie als gelesen markieren. Ich möchte eine Desktop-Warnung erhalten, wenn ich eine E-Mail-Nachricht von Whitson erhalte, also wähle ich die letzte Option in der Liste aus, „Desktop-Warnung anzeigen“. Nachdem Sie ausgewählt haben, was Sie mit der Nachricht tun möchten, klicken Sie auf „Weiter“.

Der nächste Bildschirm bietet Optionen zum Festlegen von Ausnahmen von der Regel, z. B. wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten möchten, wenn es sich bei der Nachricht um eine Besprechungseinladung oder ein Update handelt. Wählen Sie alle Ausnahmen aus, die Sie auf Ihre Regel anwenden möchten, und klicken Sie auf „Weiter“. Ich möchte keine Ausnahmen, also klicke ich einfach auf „Weiter“, um diesen Bildschirm zu überspringen.

Auf dem letzten Bildschirm können Sie einen Namen für die Regel angeben und einige Regeloptionen einrichten, einschließlich einer Option zum sofortigen Einschalten dieser Regel. Wenn Sie die Regel sofort für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits im Posteingang befinden, wählen Sie die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im Posteingang befinden“.

Überprüfen Sie die Regelbeschreibung unter „Schritt 3“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“, wenn Sie fertig sind.

Wenn ich jetzt eine E-Mail von Whitson erhalte, wird eine Desktop-Warnung auf dem Windows-Desktop angezeigt. Beachten Sie, dass sich dies vom Dialogfeld „Neue E-Mail-Benachrichtigungen“ unterscheidet – stattdessen handelt es sich um eine native Windows-Benachrichtigung. Wenn Sie diesen Benachrichtigungsstil bevorzugen, müssen Sie für jede von Ihnen erstellte Regel die „Erweiterten Optionen“ durchgehen.

So bearbeiten Sie Ihre Regeln

Das Ändern, Löschen oder sogar vorübergehende Deaktivieren Ihrer Regeln ist einfach. Ich möchte meine Regel ändern, um das Dialogfeld «Neue E-Mail-Benachrichtigungen» anstelle einer «Desktop-Warnung» anzuzeigen. Dazu klicke ich auf den Reiter „Home“.

Klicken Sie im Abschnitt «Verschieben» auf die Schaltfläche «Regeln» und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü «Regeln und Benachrichtigungen verwalten».

Das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ wird angezeigt. Klicken Sie auf der Registerkarte «E-Mail-Regeln» auf «Regel ändern» und wählen Sie im Dropdown-Menü «Regeleinstellungen bearbeiten».

Wie bereits erwähnt, zeigt der erste Bildschirm des „Regelassistenten“ eine Liste von Bedingungen an, auf die Sie bei eingehenden E-Mail-Nachrichten überprüfen können. Die Auswahl, die ich beim erstmaligen Einrichten der Regel getroffen habe, wird oben in der Liste angezeigt und die Beschreibung mit den aktuellen Einstellungen wird im Feld unter „Schritt 2“ angezeigt. Da ich die Bedingungen nicht ändern möchte, klicke ich auf „Weiter“. Wenn Sie die Bedingungen Ihrer Regel ändern möchten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Auf dem Bildschirm mit den Aktionen für eingehende E-Mail-Nachrichten (je nach Bedingungen) deaktiviere ich die Option «Desktop-Warnung anzeigen», die oben in der Liste angezeigt wird, und klicke dann auf «Weiter».

Angenommen, Sie möchten stattdessen das übersichtlichere Dialogfeld „Benachrichtigungen über neue E-Mails“ anzeigen. Scrollen Sie in der Liste der Aktionen nach unten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen «Eine bestimmte Nachricht im Fenster «New Item Alert» anzeigen». Um die Nachricht anzupassen, die im Dialogfeld „Benachrichtigungen über neue E-Mails“ angezeigt wird, klicken Sie im Feld unter „Schritt 2“ auf den Link „Eine bestimmte Nachricht“.

Geben Sie im Dialogfeld „Warnmeldung“ eine Nachricht ein, die im Dialogfeld „Neue E-Mail-Benachrichtigungen“ angezeigt werden soll, und klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie Ausnahmen hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf „Weiter“, um auf die Liste der Ausnahmen zuzugreifen und Ihre Änderungen vorzunehmen. Um den Namen der Regel oder andere Optionen im letzten Bildschirm des „Regelassistenten“ zu ändern, klicken Sie im Ausnahmebildschirm erneut auf „Weiter“. Ich möchte nichts anderes ändern, also klicke ich auf dem Aktionsbildschirm auf „Fertig stellen“, um meine Änderungen zu akzeptieren und den „Regelassistenten“ zu schließen.

Sie kehren zum Dialogfeld «Regeln und Warnungen» zurück. Klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen. Um die Regel sofort auszuführen, klicken Sie oben auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf „Regeln jetzt ausführen“.

Aktivieren Sie im Dialogfeld «Regeln jetzt ausführen» im Feld «Auszuführende Regeln auswählen» das Kontrollkästchen für die Regel, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie auf «Jetzt ausführen».

HINWEIS: Nachdem Sie die Regel ausgeführt haben, wird das Dialogfeld „Regeln jetzt ausführen“ nicht automatisch geschlossen. Sie müssen auf „Schließen“ klicken, um es zu schließen. Das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ schließt sich auch nicht automatisch, klicken Sie also auf „OK“, um es zu schließen.

Das Dialogfeld «Neue E-Mail-Benachrichtigungen» wird mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht oben angezeigt.

Das Regelfeature in Outlook bietet viele Optionen für die automatische Verarbeitung Ihrer E-Mail-Nachrichten. Sie können bestimmte Nachrichten in bestimmte Ordner verschieben lassen, Aktionen für E-Mail-Nachrichten mit einem bestimmten Text in der Betreffzeile ausführen oder Nachrichten unter bestimmten Bedingungen automatisch löschen. Outlook-Regeln können aufgrund der verfügbaren Optionen auf den ersten Blick überwältigend erscheinen. Wenn Sie jedoch wissen, wie Sie bestimmte E-Mail-Nachrichten verwalten möchten, ist es nicht so schwer, eigene Regeln zu erstellen und zu verwalten.