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Wie man

So erhalten Sie Benachrichtigungen nur für die E-Mails, die Sie in Microsoft Outlook interessieren

So verwenden Sie das Snooze-Tool von Outlook Online

Einige E-Mails sind wichtiger als andere. Anstatt bei jedem Eingang einer E-Mail Benachrichtigungen zu erhalten, konfigurieren Sie Microsoft Outlook so, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn wichtige Informationen in Ihren Posteingang gelangen, und nicht bei alten E-Mails, die warten können, bis Sie Ihren Posteingang überprüfen.

Wenn Sie von E-Mail-Benachrichtigungen aus Outlook abgelenkt werden, können Sie diese am einfachsten deaktivieren. Aber was ist, wenn Sie wirklich wissen müssen, wann eine E-Mail von Ihrem Chef, einem Kunden oder einer anderen für Sie wichtigen Person eingeht?

Mit Microsoft Outlook können Sie benutzerdefinierte Warnungsregeln für bestimmte E-Mail-Adressen oder ganze Domänen einrichten. Wir haben bereits allgemeine Regeln behandelt. Sehen Sie sich also kurz um, wenn Sie sie noch nie zuvor verwendet haben.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Warnung mithilfe einer Regel einrichten, werden die von Ihnen eingerichteten Standardwarnungsberechtigungen überschrieben. Wenn Sie alle Warnungen in Outlook deaktiviert haben, erhalten Sie weiterhin eine Warnung, wenn Sie eine Regel dafür eingerichtet haben.

Erstellen Sie eine Regel für eine bestimmte Person

Um eine benutzerdefinierte Warnregel für eine bestimmte Person einzurichten, öffnen Sie Outlook und suchen Sie eine E-Mail von jemandem, für den Sie eine Warnung wünschen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie Regeln> Regel erstellen.

Das "Regel erstellen" Option im Kontextmenü.

Wählen Sie alternativ die E-Mail aus und klicken Sie auf der Registerkarte Start des Menübands auf Regeln> Regel erstellen.

Das "Regel erstellen" Option im Menüband.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Absenders und wählen Sie dann „Im Warnfenster für neue Elemente anzeigen“ und / oder „Ausgewählten Sound abspielen“.

Das "Regel erstellen" Fenster mit den hervorgehobenen Warnoptionen.

Wenn Sie „Ausgewählten Sound abspielen“ wählen, müssen Sie eine zu spielende Sounddatei auswählen. Die meisten Benutzer halten keine Auswahl an WAV-Dateien zur Hand. Navigieren Sie daher zu C: Windows Media (oder / System / Library / Sounds /, wenn Sie Outlook auf einem Mac verwenden) und wählen Sie den gewünschten Sound aus. Sie können die Wiedergabetaste im Fenster „Regel erstellen“ verwenden, um den Ton zu hören, bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen.

Das "Regel erstellen" Fenster mit hervorgehobener Wiedergabetaste.

Klicken Sie im Fenster „Regel erstellen“ auf „OK“, und Ihre Regel ist festgelegt. Von nun an werden Sie benachrichtigt, wenn Sie eine Nachricht von dieser E-Mail-Adresse erhalten.

Erstellen Sie eine Regel für eine ganze Domain

Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Sie eine E-Mail von einer bestimmten Domain erhalten, z. B. von einem bestimmten Client oder Ihrer privaten E-Mail-Domain, müssen Sie eine Regel von Grund auf neu einrichten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Regeln> Regeln und Warnungen verwalten.

Das "Regeln und Warnungen verwalten" Menüoption.

Klicken Sie im Fenster „Regeln und Warnungen“ auf „Neue Regel“.

Das "Neue Regel" Taste.

Wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.

Das "Wenden Sie die Regel auf Nachrichten an, die ich erhalte" im Regelassistenten.

Scrollen Sie nach unten, wählen Sie „Mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“ und klicken Sie dann im unteren Bereich auf die unterstrichenen „Bestimmte Wörter“.

Das "mit bestimmten Worten in der Absenderadresse" Option im Regelassistenten.

Fügen Sie in der Domain, für die Sie eine Warnung wünschen, auf „Hinzufügen“ (Sie können bei Bedarf mehrere Domains hinzufügen) und dann auf „OK“.

Das "Suchtext" Panel.

Die Domain hat „Bestimmte Wörter“ ersetzt. Weiter klicken.“

Der Regel-Assistent zeigt die ausgewählte Domain an.

Wählen Sie nun aus, ob ein Sound abgespielt, eine Warnung angezeigt werden soll oder beides. Wenn Sie einen Sound auswählen, müssen Sie auf „A Sound“ klicken und den gewünschten Sound auswählen. Klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“.

Die Warnoptionen im Regelassistenten.

Die Regel wird in der Liste „Regeln und Warnungen“ angezeigt. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um es zu aktivieren.

Das "Regeln und Warnungen" Fenster.

Von nun an erhalten Sie immer dann, wenn eine E-Mail von dieser Domain eingeht, die von Ihnen ausgewählte Benachrichtigung.

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