So erfassen Sie Ihre Zeit

Anfang dieser Woche haben wir Sie gebeten, Ihre Lieblingstipps, Tricks und Tools zur Zeiterfassung zu teilen. Jetzt sind wir zurück, um die Techniken hervorzuheben, die HTG-Leser verwenden, um ihre Zeit im Auge zu behalten.

Während mehr als einer von Ihnen Verwirrung über die Idee äußerte, zu verfolgen, wie Sie Ihre ganze Zeit verbringen, teilten viele von Ihnen gerne die Gründe und die Methoden mit, die Sie verwenden, um den Überblick über Ihren Zeitaufwand zu behalten.

Scott verwendet ein flüssiges und flexibles Projektmanagement-Tool:

ich benutze kanbanflow.com, mit zwei Boards zur Verwaltung der Aufgabenpriorisierung und des Backlogs. Ein Board namens ‘Current Work’ hat drei Spalten ‘Do Today’, ‘In Progress’ und ‘Done’. Das andere heißt „Backlog“, das Aufgaben in Prioritätsgruppen aufteilt – „Ablenkungen (NU+NI)“, „Ziele (NU+I)“, „Unterbrechungen (U+NI)“, „Unterbrechungen (U+NI)“. und ‘Kritisch (U+I)’, wobei U dringend und I wichtig ist (und N nicht ist). Am Ende jedes Tages verschiebe ich Dinge aus meinem Backlog auf mein Board „Aktuelle Arbeit“, mit der Idee, vollständige Ziele zu behalten, bevor sie kritisch werden. Auf diese Weise kann ich mich auf die ‘aktuelle Arbeit’ konzentrieren, heute tun, damit ich mich nicht überfordert fühle und meinen Tag planen kann. Wenn sich Prioritäten ändern oder Unterbrechungen auftreten, müssen Sie nur noch Aufgaben zwischen den Boards verschieben. Ich habe den ganzen Tag beide Tabs in meinem Browser geöffnet – das ist wahrscheinlich gut für Wissensarbeiter, die an ihren Schreibtisch geschnallt sind, nicht so gut für diejenigen, die den ganzen Tag in Besprechungen sind. Verwenden Sie in diesem Fall den Kalender auf Ihrem Telefon.

Auch wenn die obige Beschreibung sehr technisch klingen mag, haben wir die Cloud-basierte App ausprobiert und fanden die Benutzeroberfläche sehr flexibel und einfach zu bedienen.

Samon53 bot eine detaillierte Erklärung an, wie sie ihre Prokrastinationstendenzen bekämpft haben:

Ich habe mich vor kurzem als chronischer Procrastinator identifiziert, indem ich das Buch ‘The Procrastination Equation’ gelesen habe (ein extrem gutes Buch, das von vielen wissenschaftlichen Studien unterstützt wird http://procrastinus.com/). Nachdem ich die kurze Umfrage in dem Buch durchgeführt hatte, zählte ich zu den besten 10% der Zauderer und auf der Website erzielte ich beunruhigende 100/100. Obwohl ich in der Vergangenheit Strategien zum Zeitmanagement ausprobiert hatte, hatte ich mich nicht daran gehalten oder sie für unwirksam befunden.

Nachdem ich das Ausmaß des Problems tatsächlich erkannt hatte, habe ich begonnen, weitere Diagramme und Zeitpläne zu erstellen und die darin enthaltenen Aktivitäten äußerst spezifisch zu gestalten, um Sie wirklich zu veranlassen, damit fortzufahren. Wenn Sie nur eine allgemeine Aktivität wie Arbeit angeben, werden Sie nie wirklich auf eine Benachrichtigung darüber reagieren, dass ich gehe. Beginnen Sie mit der Zuweisung von Arbeitszeiten für verschiedene Aufgaben, Pausen usw. und fügen Sie dann weitere Details hinzu, wenn Sie die Arbeit für das nächste Mal unterbrechen. Versuchen Sie, die genaue Aufgabe anzugeben, die Sie ausführen werden.

Ich erstelle Diagramme für Aufgabenlisten und Zeitpläne für verschiedene Zeiträume. Eine Anwendung, die ich verwendet habe, war RescueTime, die Ihre gesamte Webnutzung verfolgt und kategorisiert. Obwohl es für Daten nützlich ist, hat es mir nicht wirklich geholfen, Zeit zu sparen, obwohl es für einige effektiver sein kann und sie einen professionellen Service anbieten. Ich finde, es gibt manchmal eine falsche Beruhigung, da Sie dazu neigen, Aufgaben zuzuweisen, die immer noch nützlich sind, aber nicht Ihr Hauptziel als produktiv sind.

Ich verwende Google Kalender mit Benachrichtigung sowohl auf meinem Telefon als auch auf meinem PC (Checker Plus für Chrome ist dafür extrem gut.

Ich habe eine äußerst zuverlässige Uhr mit analogen und digitalen Anzeigen mit allem drum und dran, aber für – wenn ich sie zumindest bekommen habe – zu einem sehr vernünftigen Preis von 22 £.

Ich habe zwei Computer nebeneinander aufgestellt, einen für die Arbeit, einen für die Arbeit, einen mit mehreren Monitoren (ich denke daran, RescueTime noch einmal zu versuchen und es so einzurichten, dass nur die Arbeit möglich ist). Kontext für Chrome ist großartig, um nur die Anwendungen auszuwählen, die Sie benötigen, um nicht von neuen E-Mail-Feeds oder Add-Ons usw.

Ich mache auch viel Multitasking beim Abwaschen oder Putzen, warum nicht ein Fernsehprogramm oder ein Radio sehen, das Sie auf Abruf sehen wollten, um nicht abgelenkt zu werden, wenn Sie es später bei der Arbeit ansehen. Versuchen Sie, nicht gleichzeitig Denkarbeit (für mich Spieledesign) und Unterhaltung zu tun, das macht Sie nur weniger produktiv und abgelenkt.

Ich selbst habe einen tiefen Schlaf, also habe ich drei verschiedene Wecker – ein Teas-made, Dawn Light und Mathe-Puzzle. Wenn Sie Ihren Schlaf auf das Minimum beschränken können, das Ihr Körper zulässt, ohne sich müde zu fühlen, können Sie viel Zeit sparen. Ich habe vor kurzem mit einem neuen Fitnessprogramm begonnen, um meine Schlafzeit zu verkürzen.

Schließlich kann die Arbeit in einer Gruppe für einige Leute wirklich von Vorteil sein. Ich bin viel weniger abgelenkt, wenn alle um mich herum arbeiten. Anonyme Zauderer ist eine gute Gruppe zur Unterstützung, die ich gerade erst zu nutzen beginne.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es viele Möglichkeiten gibt, Ihre Produktivität zu verbessern, auch wenn Sie wie ich Prokrastination als den Fluch Ihres Lebens empfinden. Ich bin immer noch nur ein Teil von The Procrastination Equation, habe also immer noch nicht alle Wege gefunden, die mir helfen können, mich zu verbessern , also beobachte diesen Raum.

Chester H war einer von mehreren Lesern, die Time Tracker verwendet haben:

Ich benutze ein Programm namens Stoppuhr. Dadurch werden alle Programme nach der tatsächlich verwendeten Zeit aufgezeichnet. Wenn ich Microsoft Word verwende, kann ich dies mit Time Tracker als Arbeitselement klassifizieren. Die meisten Artikel sind vorklassifiziert, Sie können sie jedoch selbst neu klassifizieren. Sie können auch eigene Kategorien definieren. Das Programm bietet ein Tortendiagramm für Ihre Zeitnutzung auf dem Bildschirm nach Prozent. Sie können Ihre Ergebnisse zur späteren Analyse in eine CSV-Datei exportieren. Das Programm ist noch Freeware. Es unterstützt Windows 98 bis Windows 7.

Weitere Tipps zur Zeiterfassung und Anwendungsvorschläge finden Sie hier im vollständigen Kommentarthread.