So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Es ist üblich, Ihren Kalender in Outlook freizugeben, und in vielen Unternehmen sind alle Outlook-Kalender standardmäßig für das gesamte Büro sichtbar. Sie können jedoch jemandem ein viel höheres Maß an Sichtbarkeit und Kontrolle geben, indem Sie Ihr Konto delegieren, damit er Besprechungen und E-Mails für Sie erstellen und beantworten kann. Mal sehen, wie es funktioniert.

Um Ihr Postfach an jemanden zu delegieren, klicken Sie auf Datei> Kontoeinstellungen und dann auf den Befehl «Zugriff delegieren».

Dies öffnet das Delegatenfenster, das beim ersten Öffnen leer ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Hinzufügen», um einen Delegaten einzurichten.

Dadurch wird die globale Adressliste (die Liste aller Personen in Ihrem Unternehmen) geöffnet, sodass Sie einen Delegierten auswählen können. (Sie können Ihr Konto nicht an jemanden außerhalb Ihrer E-Mail-Domain delegieren. Wenn Ihre E-Mail-Adresse jane@mycompany.com lautet, können Sie Ihr Postfach nur an jemanden mit einer E-Mail-Adresse delegieren, die auf „@ mycompany.com“ endet. ”)

Wählen Sie die Person aus, an die Sie delegieren, und klicken Sie dann auf «OK», um die Delegierungsberechtigungen zu öffnen.

Die Standardberechtigungen verleihen dem Delegierteneditor Rechte an Ihrer Kalender- und Aufgabenliste, erlauben ihnen jedoch keinen Zugriff auf Ihren Posteingang, Ihre Kontakte oder Ihre Notizen. Sie können jedoch die Standardberechtigung für jede dieser Kategorien ändern. Die Optionen sind:

• Keiner: Der Delegat hat keinen Zugriff.
• Rezensent: Der Delegat kann Elemente lesen, aber nicht bearbeiten.
• Autor: Der Delegat kann Elemente lesen und erstellen sowie von ihm erstellte Elemente ändern und löschen (z. B. Besprechungsanforderungen oder Aufgaben).
• Editor: Der Delegat kann alles tun, was ein Autor tun kann, und die von Ihnen erstellten Elemente ändern und löschen.

Wenn Sie nur möchten, dass Ihr Delegat Ihren Kalender verwaltet (und Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen werden können), funktionieren die Standardberechtigungen einwandfrei. Die Option «Delegierter erhält Kopien von an mich gesendeten Besprechungsnachrichten» ist aktiviert, sodass der Delegierte keinen Zugriff auf Ihren Posteingang benötigt. Besprechungsanfragen und -antworten werden automatisch an sie gesendet, wenn diese aktiviert sind.

Ihr Delegierter sieht keine Besprechungen oder Termine, die Sie erstellt und als privat markiert haben. Sie werden nur sehen, dass es einen privaten Termin gibt. Wenn Sie möchten, dass sie Ihre privaten Termine sehen (und bearbeiten), aktivieren Sie die Option «Delegierter kann meine privaten Elemente sehen».

Schließlich ist es normalerweise eine gute Idee, die Option «Nachricht automatisch an Delegierten senden, um diese Berechtigungen zusammenzufassen» zu aktivieren, damit der Delegierte weiß, dass er über die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Postfach verfügt.

Klicken Sie auf OK, um zum Delegatenfenster zurückzukehren. Die drei Optionen unten, die vor dem Hinzufügen eines Delegaten abgeblendet waren, sind jetzt verfügbar.

Die Standardoption – Besprechungsanfragen werden an Ihre Delegierten gesendet und eine Kopie wird Ihnen als Referenz gesendet – funktioniert für die meisten Benutzer, wechselt jedoch bei Bedarf zu einer der anderen Optionen.

Sobald Sie auf «OK» klicken, wird Ihr Delegat hinzugefügt. Sie können jetzt Ihr Postfach zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen und auf alles zugreifen, auf das Sie ihnen Zugriff gewähren.