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So beschränken Sie die Dateneingabe in Excel mit der Datenvalidierung

So beschränken Sie die Dateneingabe in Excel mit der Datenvalidierung

Wenn Sie Excel-Tabellen verwenden, um Daten von anderen Personen zu sammeln, aber feststellen, dass diese Ihre sorgfältig geplanten Zellen häufig mit den falschen Informationen füllen, kann die Datenvalidierung hilfreich sein.

Mit diesem Tool können Sie bestimmte Zellen einschränken, um nur richtig formatierte Daten zuzulassen. Wenn jemand etwas eingibt, das nicht dort sein sollte – wie „Mittagessen am Flughafen“ anstelle von „15,68 USD“ in einer Spesenabrechnung – lehnt Excel die Eingabe ab, bis sie richtig ist. Betrachten Sie es als passiv-aggressiven Weg, um sicherzustellen, dass die Leute Ihre Zeit nicht verschwenden.

Als Beispiel ist hier das grundlegende Arbeitsblatt für Spesenabrechnungen für How-To Geek. Nehmen wir an, wir möchten sicherstellen, dass Benutzer in bestimmte Zellen nur numerische Werte eingeben, die als Währung formatiert sind (dh einige Ziffern, gefolgt von einem Dezimalpunkt, gefolgt von zwei weiteren Ziffern).

Wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Sie einschränken möchten.

Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Datenvalidierung“. Wenn Ihr Fenster nicht die volle Größe hat und Sie die Beschriftungen nicht sehen können, ist dies das Symbol mit zwei horizontalen Kästchen, einem grünen Häkchen und einem rot durchgestrichenen Kreis.

Klicken Sie im Fenster «Datenvalidierung» auf der Registerkarte «Einstellungen» auf das Dropdown-Menü «Zulassen». Hier können Sie einen bestimmten Eingabetyp festlegen, um Ihre ausgewählten Zellen zuzulassen. Für unsere Spesenabrechnung bestehen wir darauf, dass die Benutzer eine Zahl mit zwei Dezimalwerten eingeben, also wählen wir die Option «Dezimal». Sie können auch andere Kriterien auswählen, z. B. sicherstellen, dass eine Zelle Text, eine Uhrzeit oder ein Datum, Text einer bestimmten Länge oder sogar Ihre eigene benutzerdefinierte Validierung enthält.

Welche Art von Daten Sie auch im Dropdown-Menü «Zulassen» auswählen, ändert die verfügbaren Optionen auf dem Rest der Registerkarte «Einstellungen». Da wir einen numerischen Wert haben möchten, der der Währung entspricht, setzen wir das Dropdown-Menü «Daten» auf die Einstellung «zwischen». Dann konfigurieren wir einen Mindestwert von 0,00 und einen Höchstwert von 10000,00, was mehr als genug ist, um unsere Anforderungen zu decken.

Um es zu testen, klicken Sie auf «OK», um die Validierungseinstellungen zu übernehmen, und versuchen Sie dann, einen falschen Wert einzugeben. Wenn wir beispielsweise „Pfannkuchen“ als Frühstückswert anstelle der Kosten für die Mahlzeit eingeben, erhalten wir eine Fehlermeldung.

Dies beschränkt die Benutzer zwar darauf, nur den richtigen Datentyp einzugeben, gibt ihnen jedoch keine Rückmeldung darüber, welche Art von Daten erforderlich ist. Also lass uns das auch einrichten.

Gehen Sie zurück zum Datenvalidierungsfenster (Daten > Datenvalidierung auf der Multifunktionsleiste). Sie haben hier zwei Optionen (und Sie können beide verwenden, wenn Sie möchten). Sie können die Registerkarte «Eingabenachricht» verwenden, um einen Popup-Tooltipp anzuzeigen, der den Benutzern den gewünschten Datentyp anzeigt, wenn sie eine Zelle auswählen, für die die Datenvalidierung aktiviert ist. Sie können auch die Registerkarte «Fehlerbenachrichtigung» verwenden, um den Fehler anzupassen, der angezeigt wird, wenn der falsche Datentyp eingegeben wird.

Wechseln wir zunächst zum Reiter „Input Message“. Stellen Sie hier sicher, dass die Option «Eingabenachricht anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist» aktiviert ist. Geben Sie dann Ihrem Eingabe-Tooltip einen Titel und etwas Text. Wie Sie unten sehen können, wird durch einfaches Klicken in eine der Zellen die Nachricht angezeigt, die die Leute darüber informiert, was erwartet wird.

Auf der Registerkarte «Fehlermeldung» können Sie die Fehlermeldung anpassen, die Benutzer sehen, wenn sie den falschen Datentyp eingeben. Stellen Sie sicher, dass die Option «Fehlerbenachrichtigung nach Eingabe ungültiger Daten anzeigen» aktiviert ist. Wählen Sie einen Stil für Ihre Fehlermeldung aus dem Dropdown-Menü «Stil». Sie können mit einem Stopp (roter Kreis mit dem X), Warnung (gelbes Dreieck mit Ausrufezeichen) oder Information (blauer Kreis mit einem kleinen „i“) gehen, je nachdem, wie stark die Nachricht rüberkommen soll.

Geben Sie einen Titel für Ihre Nachricht, den Text der Nachricht selbst ein und klicken Sie dann auf «OK», um den Vorgang abzuschließen.

Wenn nun jemand versucht, falsche Daten einzugeben, ist diese Fehlermeldung etwas hilfreicher (oder sarkastisch, wenn Sie es vorziehen).

Das Einrichten der Datenvalidierung ist ein bisschen zusätzliche Arbeit, aber es kann Ihnen später viel Zeit sparen, wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, um Daten von anderen Personen zu sammeln. Es ist sogar nützlich, um eigene Fehler zu vermeiden. Und das gilt doppelt, wenn Sie Formeln oder andere Automatisierungsaufgaben eingerichtet haben, die auf diesen Daten basieren.

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