So automatisieren Sie automatisch BCC-E-Mails mithilfe von Regeln in Outlook

Manchmal möchten Sie Ihre gesendeten E-Mails möglicherweise an eine andere Adresse kopieren, ohne dass der Empfänger dies weiß. In Microsoft Outlook können Sie hierfür Regeln einrichten. Wir werden Sie durch den Prozess führen und eine wichtige Einschränkung teilen.

Die meisten Menschen kennen die CC-Option (Carbon Copy) in ihrem E-Mail-Programm. Wenn Sie jemanden anrufen, senden Sie ihm eine Kopie der Nachricht. Die anderen Empfänger können auch sehen, wer CC’ed wurde.

Es gibt auch eine BCC-Option (Blind Carbon Copy). Jeder, den Sie BCC, wird vor den anderen Empfängern versteckt, aber er oder sie kann den Absender und die Empfänger sehen.

In Outlook können Sie das BCC-Feld mit einem einfachen Kippschalter zu E-Mails hinzufügen. Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail, wechseln Sie zur Registerkarte «Optionen» und klicken Sie dann auf «Bcc». Dadurch wird das Feld «Bcc» in dieser und allen neuen E-Mails sichtbar. Um es wieder auszublenden, klicken Sie in jeder neuen E-Mail auf Optionen> Bcc.

Wenn Sie jemandem in einer bestimmten E-Mail eine BCC senden möchten, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse dieser Person in das Feld «Bcc» ein, genauso wie in die Felder «An» oder «Cc».

Das Feld «Bcc» wird am häufigsten verwendet, wenn Massen-E-Mails an viele Empfänger gesendet werden, z. B. an einen Newsletter. Abhängig davon, wo Sie sich auf der Welt befinden, sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, die E-Mail-Adressen von Personen aus Datenschutzgründen zu verbergen.

Auch wenn es keine zwingende rechtliche Verpflichtung gibt, ist es dennoch eine gute Praxis (und allgemeine Höflichkeit), die E-Mail-Adressen von Personen nicht ohne deren Zustimmung zu senden.

Es gibt andere Szenarien, in denen Sie möglicherweise jemanden BCC möchten. Wenn Sie beispielsweise mit einem störenden Mitarbeiter oder Kollegen zu tun haben, möchten Sie möglicherweise Ihre E-Mail-Interaktionen aufzeichnen, falls Sie eine Beschwerde erheben müssen. Mit BCC können Sie Kopien der Nachrichten an eine beliebige Adresse senden, ohne dass die Empfänger davon erfahren.

Wenn Sie jeder E-Mail automatisch oder bestimmten E-Mails einen BCC-Empfänger hinzufügen möchten, z. B. einer bestimmten Person oder bestimmten Wörtern in der Betreffzeile, gibt es keine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Wenn Sie Outlook-Regeln verwendet haben, können Sie davon ausgehen, dass dies eine Option ist, dies ist jedoch leider nicht der Fall.

Es ist möglich, Regeln zu verwenden, aber Sie müssen mehr als eine erstellen. Insbesondere eine Regel zum Anwenden einer Kategorie auf E-Mails, die Sie an BCC senden möchten, und eine andere zum automatischen Weiterleiten von E-Mails innerhalb dieser Kategorie an eine andere Adresse. Dies ist nicht ganz das Gleiche wie ein BCC, aber es erreicht das Gleiche.

Die wichtige Einschränkung, die wir bereits erwähnt haben, ist, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter daran hindern, E-Mails außerhalb des Unternehmens automatisch weiterzuleiten. Dies liegt daran, dass Regeln für die automatische Weiterleitung eine gängige Methode sind, mit der Cyberkriminelle Daten von Unternehmen abrufen.

Jedes Unternehmen, das groß genug ist, um eine eigene IT-Abteilung zu haben, blockiert höchstwahrscheinlich die automatische Weiterleitung. Es wird wahrscheinlich auch eine Warnung erhalten, wenn jemand eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichtet.

Wenn Ihr Unternehmen die automatische Weiterleitung blockiert, müssen Sie das BCC manuell hinzufügen, wenn es an eine externe E-Mail-Adresse gesendet wird. Wenn Sie an ein anderes Postfach in Ihrem Unternehmen weiterleiten oder Ihr Unternehmen die automatische Weiterleitung nicht blockiert, können Sie loslegen.

In Anbetracht dieser Einschränkung erfahren Sie hier, wie Sie die beiden Regeln einrichten.

Regel 1: Anwenden einer Kategorie

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrem Outlook-Posteingang befinden, und klicken Sie dann auf der Registerkarte «Startseite» auf Regeln> Regeln und Warnungen verwalten.

Wählen Sie im angezeigten «Regelassistenten» die Option «Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden» und klicken Sie dann auf «Weiter».

Als Nächstes wählen Sie die E-Mails aus, auf die Sie die Kategorie automatisch anwenden möchten. Wenn Sie alle E-Mails kategorisieren möchten, klicken Sie auf «Weiter». Eine Warnung wird angezeigt. Klicken Sie auf «Ja».

Wenn Sie nur bestimmte Nachrichten kategorisieren möchten, müssen Sie die Art auswählen. Es gibt eine große Anzahl von Bedingungen zur Auswahl, einschließlich solcher mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile oder im Textkörper, solchen mit Anhängen und so weiter.

Wir werden E-Mails, die an eine bestimmte Person gesendet wurden, kategorisieren und daher die Option «An Personen oder öffentliche Gruppe gesendet» auswählen.

Wir klicken auf den Link «Personen oder öffentliche Gruppe», um den Empfänger auszuwählen.

Wir können die Person aus unserem Adressbuch auswählen oder die E-Mail-Adresse direkt in das Feld «An» eingeben und dann auf «OK» klicken.

Wir klicken auf «Weiter».

Auf der nächsten Seite des Assistenten wählen Sie «Zuordnen zur Kategorie Kategorie».

Wir klicken dann auf den Link «Kategorie», um eine Kategorie zuzuweisen.

Im sich öffnenden Fenster „Farbkategorien“ wählen wir die Kategorie aus, für die dies gelten soll. Sie können auch auf «Neu» klicken, um ein neues zu erstellen, und dann auf «OK» klicken.

Um zu vermeiden, dass falsche E-Mails automatisch an Sie weitergeleitet werden, sollten Sie eine völlig neue Kategorie erstellen.

Die Kategorie im Assistenten ändert sich zu der von Ihnen ausgewählten. Klicken Sie auf «Fertig stellen».

Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf «OK» und Ihre erste Regel wird erstellt.

Regel 2: Automatische Weiterleitung der E-Mails

Jetzt müssen Sie eine Regel einrichten, die E-Mails mit der in Regel 1 ausgewählten Kategorie automatisch weiterleitet.

Klicken Sie zunächst auf den Ordner «Gesendete Elemente», um dorthin zu wechseln. Dieser Schritt ist wichtig, andernfalls wird die Regel nur für E-Mails in Ihrem Posteingang ausgeführt.

Klicken Sie in Outlook auf der Registerkarte «Startseite» auf Regeln> Regeln und Warnungen verwalten.

Klicken Sie im «Regel-Assistenten» auf «Regel auf empfangene Nachrichten anwenden» und dann auf «Weiter».

Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten «Zu Kategorie zugeordnet» aus.

Klicken Sie auf den Link „Kategorie“, um die Kategorie auszuwählen, der Sie sie zuweisen möchten.

Wählen Sie im Fenster «Farbkategorien» die in Regel 1 festgelegte Kategorie aus und klicken Sie dann auf «OK».

Die Kategorie im Assistenten ändert sich zu der von Ihnen ausgewählten. Weiter klicken.»

Wählen Sie auf der nächsten Seite «An Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten».

Klicken Sie auf den Link «Personen oder öffentliche Gruppe», um einen Empfänger auszuwählen.

Sie können die Adresse, an die Sie die E-Mails weiterleiten möchten, aus Ihrem Adressbuch auswählen oder in das Feld «An» eingeben. Klicken Sie dann auf «OK».

Klicken Sie zweimal auf «Weiter», um zur letzten Seite des Assistenten zu gelangen. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen, stellen Sie sicher, dass er für den Ordner «Gesendete Objekte» gilt, und klicken Sie dann auf «Fertig stellen».

Ihre Regeln sind jetzt erstellt! Immer wenn Sie eine E-Mail an die von Ihnen angegebene Person senden, wird der E-Mail eine Kategorie hinzugefügt (Regel 1). Sobald die E-Mail Ihren Ordner «Gesendete Objekte» erreicht hat, wird sie automatisch an die in Regel 2 angegebene Adresse weitergeleitet.