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So aktivieren Sie Add-Ins und Connectors in Outlook

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Es gibt viele Add-Ins und Connectors von Drittanbietern für Outlook. Was ist der Unterschied zwischen Add-Ins und Connectors, wie werden sie verwendet und sind sie sicher zu verwenden? Wir haben die Antworten für Sie.

Was sind Add-Ins und Connectors?

Add-Ins und Connectors sind Möglichkeiten zum Verbinden von Outlook mit Anwendungen von Drittanbietern. Zu diesen Anwendungen gehören diejenigen, von denen die meisten Leute gehört haben (auch wenn Sie sie noch nicht verwendet haben) wie Dropbox, Trello und Slack. Es gibt zusätzliche Add-Ins und Konnektoren, von denen Sie außerhalb von Unternehmensumgebungen wahrscheinlich nie etwas hören werden. Diese erleichtern normalerweise Aktivitäten wie Spesen, CRM (Customer Relationship Management) und Videomeetings.

Das Ziel von allen ist jedoch dasselbe: Ihnen die Interaktion mit einer anderen Anwendung direkt in Outlook zu ermöglichen.

Der Unterschied zwischen einem Add-In und einem Connector besteht in der Richtung der Integration. Ein Add-In ermöglicht es Outlook, etwas an eine andere Anwendung zu senden. Ein Connector ermöglicht es der anderen Anwendung, etwas an Outlook zu senden.

Add-Ins sind nur für E-Mail-Konten verfügbar, die Exchange verwenden, sei es ein kostenloses Outlook.com/live.com/hotmail-Konto oder ein kostenpflichtiges Microsoft-Konto für Ihre eigene Domäne. Wenn Sie ein Nicht-Exchange-Konto verwenden, z. B. ein Gmail- oder Yahoo! Konto wird die Option «Add-Ins abrufen» deaktiviert.

Es gibt beispielsweise ein Trello-Add-In und einen Trello-Connector. Mit dem Trello-Add-In können Sie eine Trello-Aufgabe direkt aus einer E-Mail erstellen oder ändern. Der Trello-Connector ermöglicht es Trello, Benachrichtigungen und Erinnerungen direkt an Outlook zu senden.

Es gibt zwei Haupttypen von Add-Ins: solche, die Schaltflächen verwenden, und solche, die Teile der E-Mail hervorheben.

Die Add-Ins, die Schaltflächen verwenden, fügen dem Menüband eine Schaltfläche hinzu, auf die Sie beim Anzeigen einer E-Mail klicken können. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird die Add-In-Funktion aktiviert, z. B. das Senden der E-Mail an Trello, um eine Aufgabe zu erstellen, oder das Posten des E-Mail-Inhalts in einem Slack-Kanal. An dieser Stelle wird der relevante Inhalt aus der E-Mail an den Drittanbieterdienst gesendet.

Wenn ein Add-In installiert wird, das Inhalt hervorhebt, teilt es Outlook mit, welche Art von Informationen es verwendet, z. B. Standortdaten für ein Karten-Add-In. Wenn Sie eine E-Mail öffnen, sucht Outlook nach dieser Art von Informationen – beispielsweise einer Adresse – und hebt sie hervor. Wenn Sie auf den markierten Inhalt klicken, werden die entsprechenden Informationen (in diesem Fall die Adresse) an den Drittanbieter gesendet, damit dieser diese für Sie auf einer Karte anzeigen kann.

Connectors unterscheiden sich geringfügig insofern, als die von ihnen ausgeführte Arbeit über den Drittanbieterdienst erfolgt. Es gibt keine Hervorhebung von Schaltflächen oder Inhalten mit einem Connector, sondern nur die Möglichkeit für den Drittanbieterdienst, Dinge an Outlook zu senden, damit der Benutzer sie sehen kann.

Sind sie sicher zu installieren?

Ja, wenn Sie sie aus dem Microsoft Store installieren. Nur die Add-Ins verfügen über Code (JavaScript), um alles zu tun, und Microsoft überprüft alle Add-Ins, bevor sie in den Store hochgeladen werden können. Sie können die Datenschutzerklärungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen für jedes Add-In-Einwilligungsformular im Microsoft Store einsehen.

Unabhängig davon, ob das Add-In eine Schaltfläche verwendet oder die Hervorhebung von Inhalten verwendet, hat es nur Zugriff auf die Daten in der E-Mail-Nachricht, in der Sie arbeiten.

Wenn Sie Microsoft bei der Validierung des Add-Ins vertrauen, sollten Sie darauf vertrauen können, dass das Add-In nicht bösartig ist. Bei Interesse bietet Microsoft genaue Information über die Validierung, die sie durchführen, was Entwickler tun dürfen und was nicht, und den Sandboxing-Prozess, in dem alle Add-Ins ausgeführt werden.

Während Add-Ins etwas mit Informationen in Outlook machen, ist ein Connector eigentlich nur eine Möglichkeit, einem Drittanbieterdienst die Berechtigung zum Anzeigen von Benachrichtigungen und Warnungen in Outlook zu erteilen. Microsoft validiert Connectors, aber Sie müssen dem Drittanbieterdienst wirklich vertrauen. Wenn Sie jedoch ein Konto bei diesem Dienst haben, sind Sie vermutlich bereits damit vertraut.

Wie immer empfehlen wir, immer nur Add-Ins und Connectors aus dem Microsoft Store zu installieren.

Wie fügen Sie sie zu Outlook hinzu?

Der Vorgang zum Hinzufügen eines Add-Ins oder Connectors zu Outlook ist unkompliziert, unabhängig davon, ob Sie den Outlook-Client oder die Outlook-Web-App verwenden. Wenn Sie ein Add-In oder einen Connector im Client installieren, wird es automatisch in der Outlook-Web-App installiert und umgekehrt.

Die Schnittstelle zum Hinzufügen eines Add-Ins oder Connectors ist im Client und in der Web-App gleich, nur die Methode, um dorthin zu gelangen, unterscheidet sich geringfügig.

Der Outlook-Client-Prozess

Um ein Add-In oder einen Connector im Client zu finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Home > Get Add-Ins.

Die Registerkarte

Der Outlook-Web-App-Prozess

Um ein Add-In oder einen Connector in der Web-App zu finden, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts, während Sie eine E-Mail anzeigen.

Die Drei-Punkte-Option in einer E-Mail

Scrollen Sie im angezeigten Kontextmenü nach unten und klicken Sie auf «Add-Ins abrufen».

Das Kontextmenü mit dem "Add-Ins abrufen" Option hervorgehoben

Ab diesem Zeitpunkt ist der Prozess zum Suchen und Installieren eines Add-Ins oder Connectors im Client und in der Web-App gleich. Unabhängig davon, welches Sie verwenden, wird das Bedienfeld „Add-In & Connectors“ geöffnet.

Die "Add-Ins und Konnektoren" Panel

Das Panel wird auf der Registerkarte Add-Ins geöffnet. Wenn Sie stattdessen einen Connector hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte „Connectors“.

Die "Add-Ins und Konnektoren" Panel mit der hervorgehobenen Registerkarte

Der Vorgang ist für Add-Ins und Connectors gleich, daher konzentrieren wir uns auf das Hinzufügen eines Add-Ins. Die Add-Ins werden alphabetisch angezeigt, oder Sie können das Suchfeld oben rechts verwenden, um schnell den gewünschten Dienst zu finden. Während Sie tippen, findet die Suche passende Dienste, in diesem Fall Trello. Klicken Sie auf das Add-In, wenn es in der Liste angezeigt wird.

Das Suchfeld mit hervorgehobenem Trello-Ergebnis

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, und das Add-In wird installiert.

Die Add-In-Schaltfläche „Hinzufügen“

Schließen Sie das Add-In & Connectors-Panel mit dem „x“ oben rechts. Zwei Trello-Schaltflächen werden jetzt auf der Registerkarte Start des Menübands angezeigt, wenn Sie eine E-Mail ausgewählt haben.

Die im Menüband angezeigten Trello-Schaltflächen

Die Installation eines Add-Ins hat je nach Funktion des Add-Ins unterschiedliche Auswirkungen. Das Giphy-Add-In fügt beispielsweise neuen E-Mails eine Giphy-Schaltfläche hinzu, mit der Sie ganz einfach Gifs in eine E-Mail einfügen können. Das Bing Maps-Add-In hebt Adressen im E-Mail-Inhalt hervor und lässt Sie darauf klicken, um Bing Maps zu öffnen.

Wir haben das Trello-Add-In mit dem Outlook-Client installiert. Wenn wir die Outlook-Web-App öffnen, wurde das Trello-Add-In automatisch hinzugefügt.

Das Kontextmenü des Webclients mit hervorgehobener Trello-Option

Der Zugriff auf Ihre Add-Ins in der Web-App durch Klicken auf die drei Punkte und Scrollen nach unten ist etwas mühsam, sodass Sie Add-Ins anheften können, um sie leichter verfügbar zu machen. Klicken Sie auf Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.

Der Ausblick "Schnelleinstellungen" Panel mit dem "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen" Option hervorgehoben

Öffnen Sie E-Mail > Aktionen anpassen.

Das E-Mail-Menü mit dem "Aktionen anpassen" Aktion hervorgehoben

Aktivieren Sie im Abschnitt „Message Surface“ das Kontrollkästchen für das Add-In, das Sie anheften möchten.

Die Aktions-Checkboxen mit hervorgehobenem Trello-Add-In

Dadurch wird eine Trello-Schaltfläche zu den Symbolen hinzugefügt, die angezeigt werden, wenn Sie eingehende E-Mails lesen.

Wenn Ihr Add-In stattdessen beim Verfassen einer Nachricht verwendet wird, scrollen Sie nach unten zum nächsten Abschnitt namens „Symbolleiste“ und schalten Sie ihn stattdessen in diesem Abschnitt ein.

Nachdem Sie Ihr Add-In eingeschaltet haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern. Das Symbol für das Add-In wird in Ihrer E-Mail angezeigt.

Eine E-Mail mit sichtbarer Trello-Aktion

Wie entfernen Sie sie aus Outlook?

Das Entfernen eines Add-Ins oder Connectors ist sehr einfach. Öffnen Sie das Add-Ins & Connectors-Panel entweder über den Client (Start > Get Add-Ins) oder die Web-App (drei Punkte > Get Add-Ins) und klicken Sie auf «Meine Add-Ins» (wenn Sie auf auf der Registerkarte „Konnektoren“ befindet sich diese Option an derselben Stelle, heißt jedoch „Konfiguriert“).

Die "Meine Add-Ins" Möglichkeit

Suchen Sie das Add-In, das Sie trennen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie im angezeigten Menü «Entfernen».

Das Trello-Add-In mit hervorgehobener Option Entfernen

Schließen Sie das Add-In & Connectors-Panel mit dem „x“ oben rechts. Das Add-In wird sofort entfernt, sowohl im Client als auch in der Web-App.

Sind sie es wert, verwendet zu werden?

Wenn Sie einen Dienst verwenden, der ein Add-In oder einen Connector anbietet, können diese praktisch sein. Einen Anhang senden können direkt an Dropbox senden oder eine E-Mail an einen Slack-Kanal senden oder eine E-Mail direkt in eine Trello- oder Jira-Aufgabe umwandeln, ist eine große Zeitersparnis. Während viele Add-Ins kostenpflichtig sind, insbesondere diejenigen, die für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurden, können viele kostenlos installiert werden.

Zusätzlich zu denen, die für die Verwendung mit einem bestimmten Dienst entwickelt wurden, gibt es kostenlose Add-Ins für eigenständige Tools wie Giphy und Boomerang, die Outlook Funktionen hinzufügen. Sie verwenden kein einzelnes Add-In oder keinen Connector, aber viele, die Sie verwenden.

Wie oben erläutert, validiert Microsoft alle Add-Ins und Connectors. Außerdem macht das Unternehmen die Datenschutzdetails und Geschäftsbedingungen im Geschäft sichtbar, damit Sie sich darauf verlassen können, dass sie sicher sind.

Alles in allem ist es ein einfaches und intuitives System, das Funktionen hinzufügt – in der Regel ohne Kosten.

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