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Hier ist der beste Weg, um Ihren Google Mail-Posteingang zu organisieren

Hier ist der beste Weg, um Ihren Google Mail-Posteingang zu organisieren

Gimmicks für E-Mail-Posteingänge tauchen immer wieder auf. Zuerst hat Google den Priority-Posteingang eingeführt und jetzt werden Registerkarten für Kategorien verwendet. Dropbox hat Mailbox gekauft, wodurch Ihr Posteingang eher zu einer To-Do-Liste wird. Microsoft Outlook.com verfügt über eine Sweep-Funktion, die Ihren Posteingang automatisch bereinigt.

All dies sind Versuche, Ihren E-Mail-Posteingang für Sie zu verwalten. Diese Gimmicks sind niemals so intelligent wie Sie selbst. Sie können Ihre E-Mails also viel intelligenter gestalten, indem Sie eine aktivere Rolle übernehmen.

Wir werden hier Google Mail verwenden, aber die Prinzipien sollten für jeden E-Mail-Client ähnlich sein.

Verwenden Sie einen klassischen Posteingang

Zuerst werden wir den spielerischen Posteingang los, den Google Mail heute verwendet. Diese Posteingänge haben nie die richtigen Kategorien und Prioritäten. Sie zwingen Sie, alle Ihre E-Mails durchzugehen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen, und ermutigen Sie, weiterhin spammige, nutzlose E-Mails zu erhalten, indem Sie sie unter den Teppich kehren.

Um einen klassischeren Posteingang in Google Mail zu verwenden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Posteingang, klicken Sie auf das Feld Posteingangstyp und wählen Sie zuerst Ungelesen aus. Alle Registerkarten und Prioritätsoptionen verschwinden.

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Abbestellen von E-Mails, die Sie nicht interessieren

Wenn Kategorien und Prioritäten mit Registerkarten deaktiviert sind, werden alle Ihre E-Mails in einem großen Stapel sortiert. Alle diese nutzlosen Benachrichtigungs-E-Mails und Newsletter für soziale Netzwerke, die Sie nicht interessieren, befinden sich zusammen mit Ihren tatsächlich wichtigen E-Mails in Ihrem Posteingang.

Das ist gut – anstatt nur E-Mails zu fegen, die Sie nicht unter dem Teppich sehen möchten, sollten Sie verhindern, dass sie vollständig ankommen.

Überlegen Sie, welche Art von E-Mails Sie nicht sehen möchten. Zu den häufigsten Arten nutzloser E-Mails gehören Facebook- und Google+ Benachrichtigungen, Werbe-E-Mails und Newsletter, für die Sie sich möglicherweise versehentlich angemeldet haben. Wenn eine E-Mail eintrifft, die Sie nicht sehen möchten, öffnen Sie sie und verwenden Sie den Link „Abbestellen“ – diese finden Sie im Allgemeinen ganz unten in der E-Mail -, um die E-Mail abzubestellen und zu verhindern, dass sie in Zukunft eintrifft.

(Beachten Sie, dass Sie den Link „Abbestellen“ nicht verwenden sollten, wenn es sich bei einer E-Mail tatsächlich um Spam handelt, da der Spammer dies als Zeichen dafür ansieht, dass jemand die E-Mail liest und Ihnen noch mehr Spam sendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spam“, wenn es sich um eine echte Spam-E-Mail handelt und klicken Sie auf Abbestellen, wenn es sich um eine legitime Organisation handelt.)

E-Mails abbestellen

Sicher, tatsächlich ist das Abbestellen ein bisschen mehr Arbeit im Voraus, aber es macht Ihre E-Mail auf lange Sicht viel einfacher zu verwalten. Wenn eine E-Mail eingeht, die Sie nicht interessiert, verwenden Sie den Link Abbestellen und verhindern Sie sofort das Eintreffen zukünftiger E-Mails.

Senden Sie nutzlose E-Mails, von denen Sie sich nicht abmelden können, in den Papierkorb

Nach US-amerikanischem Recht (insbesondere dem CAN-SPAM Act) ist es für ein Unternehmen tatsächlich illegal, in seinen E-Mails keinen Link zum Abbestellen anzugeben, damit Sie zukünftige E-Mails abbestellen können. Einige Unternehmen haben das Memo jedoch entweder nicht erhalten oder es ist ihnen egal. Anstatt rechtliche Schritte einzuleiten, um von ihren E-Mail-Listen zu verschwinden, können Sie einfach einen Filter erstellen, der alle zukünftigen E-Mails von ihnen in Ihren Papierkorb sendet, wo Sie sie nicht sehen müssen.

Wenn Sie mit einer solchen E-Mail in Google Mail arbeiten, öffnen Sie sie, klicken Sie auf den Link Mehr und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Optimieren Sie Ihren Filter, um die E-Mails zu blockieren. Wenn Sie beispielsweise keine anderen E-Mails von diesem Absender erhalten möchten, können Sie anhand der E-Mail-Adresse filtern. Verwenden Sie Ihren Filter, um alle diese E-Mails in den Papierkorb zu senden.

E-Mails automatisch in den Papierkorb senden

Archivieren Sie E-Mails, die Sie nicht sehen möchten, automatisch

Einige E-Mails sind wichtig, aber Sie möchten sie möglicherweise trotzdem nicht sehen. Beispielsweise können Online-Shops Ihnen jedes Mal, wenn Sie etwas von ihnen kaufen, eine Bestätigungsquittung senden. Es ist gut, solche Belege nur für den Fall zu haben, dass Sie sie benötigen. Wenn Sie jedoch häufig Produkte kaufen und solche E-Mails nie sehen möchten, möchten Sie möglicherweise verhindern, dass sie überhaupt in Ihren Posteingang gelangen.

Dies gilt für viele verschiedene Arten von E-Mails. PayPal sendet Ihnen beispielsweise jedes Mal, wenn Sie Geld abheben, eine E-Mail mit dem Titel „Wir überweisen Geld an Ihre Bank“. Möglicherweise möchten Sie diese E-Mail für Ihre Unterlagen, möchten sie jedoch möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang sehen.

Wenn Sie solche E-Mails automatisch archivieren, sobald sie eingehen, können Sie diesen Vorgang auf Autopilot setzen. Öffnen Sie einfach eine solche E-Mail, klicken Sie in Google Mail auf die Schaltfläche Mehr und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Passen Sie Ihren Filter an die E-Mails an, die Sie abfangen möchten – wahrscheinlich basierend auf dem Betreff, wenn er immer derselbe ist. Weisen Sie Google Mail an, die E-Mails automatisch zu archivieren und als gelesen zu markieren, damit Sie nicht gestört werden.

Sie können auch festlegen, dass Google Mail automatisch ein Etikett auf sie anwendet, z. B. „Automatisch archiviert“ oder ein spezifischeres Etikett. Auf diese Weise können Sie die E-Mails in Zukunft schnell finden, wenn Sie sie tatsächlich benötigen.

Google Mail-automatisch-Archiv-E-Mails

Automatische Beschriftungen einrichten

Wenn Sie diesen Vorgang ausgeführt haben, sollten Sie in der Lage sein, das Volumen eingehender E-Mails zu reduzieren. Jetzt helfen wir Ihnen beim Sortieren der E-Mails, die Sie interessieren.

Dieser Teil ist optional, kann jedoch hilfreich sein, wenn Sie viele E-Mails erhalten – insbesondere für verschiedene Zwecke. Beispielsweise haben Sie möglicherweise mehrere Google Mail-Konten in einem Posteingang zusammengefasst und alle Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails an derselben Stelle abgerufen.

Erstellen Sie Filter, die Ihre eingehenden E-Mails automatisch nach bestimmten Labels sortieren. Beispielsweise können E-Mails von Ihrer Bank automatisch mit einem Banketikett versehen werden. Sie könnten persönliche E-Mails mit einem „Personal“ -Label und Arbeits-E-Mails mit einem „Work“ -Label versehen. Quittungen für gekaufte Produkte können mit einem Quittungsetikett versehen werden. Sie müssen diesen Teil nicht manuell ausführen. Richten Sie einfach Google Mail ein, damit Ihre E-Mails automatisch in Kategorien für Sie sortiert werden.

Wenn Sie alle diese Etiketten farblich kennzeichnen, kann Ihr E-Mail-Client Ihre E-Mails automatisch kategorisieren und Ihnen auf einen Blick zeigen, woher sie stammen. Um eine Beschriftung in Google Mail farblich zu kennzeichnen, klicken Sie im linken Bereich auf das Farbfeld und wählen Sie eine neue Farbe aus.

E-Mails in Google Mail automatisch kennzeichnen

Mit einem solchen Etikettensystem können Sie sogar die Google Mail-App auf Android und E-Mail-Benachrichtigungen auf anderen Plattformen Sie nur benachrichtigen lassen, wenn neue Nachrichten in wichtigen Etiketten eingehen, wodurch eine Überlastung der Benachrichtigungen verhindert wird.

Wenn es bestimmte E-Mails gibt, die hervorgehoben werden sollen – möglicherweise E-Mails von Ihrem Chef oder Ehepartner -, können Sie einen Filter einrichten, um Nachrichten von diesem Absender automatisch zu markieren, wenn sie eintreffen. Sie können in Ihren Google Mail-Posteingangseinstellungen einen Posteingangstyp „Markiert zuerst“ auswählen, sodass solche wichtigen E-Mails automatisch an die Spitze Ihres Posteingangs gelangen. Dies würde genau so geschehen, wie Sie Google Mail konfigurieren – Sie müssten nicht mit dem Posteingangsprioritätssystem kämpfen und versuchen, Google Mail beizubringen, was tatsächlich wichtig ist.

Posteingang-Labels-Google Mail

Dies ist kein Set-It-and-Forget-It-Prozess. Sicher, nachdem Sie sich von E-Mails abgemeldet oder einen Filter eingerichtet haben, wird Ihr E-Mail-Client weiterhin Maßnahmen für alle eingehenden E-Mails ergreifen – aber es werden immer neue Arten von E-Mails eintreffen. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um sich abzumelden und ordnungsgemäß zu filtern, damit Ihr E-Mail-Posteingang nicht wieder unorganisiert wird.

E-Mail-Gimmicks versuchen, diesen Prozess zu automatisieren. Sie versuchen, E-Mails, die Sie nicht sehen möchten, automatisch auszublenden, das Wichtige hervorzuheben und Ihre E-Mail für Sie zu kategorisieren. Mit etwas mehr Vorarbeit können Sie Ihren E-Mail-Posteingang jedoch so einstellen, dass er genau so funktioniert, wie Sie es möchten, sodass all diese Spielereien nicht mehr erforderlich sind.

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