Erstellen, Verwalten und Freigeben von Kalendern in Outlook 2013

Wenn Sie kein verantwortungsloses Leben führen, geht die Sonne wahrscheinlich auf und setzt sich in Ihrem Tageskalender ab. Wenn Sie nicht wissen, was täglich passiert, können Sie sich schnell in einem Labyrinth verpasster Termine und überraschender Besprechungen verlieren.

Lassen Sie uns über die Kalender von Outlook sprechen, da die Organisation von Organisation und Produktivität außerhalb von E-Mails (manchmal sogar noch mehr) von der Fähigkeit abhängt, Ereignisse zu verwalten und Dinge zu erledigen. Eines der Dinge, die Outlook mit großer Gelassenheit macht, vielleicht besser als die meisten anderen Anwendungen, ist das Kalendern. Die Kalenderfunktionen von Outlook sind unübertroffen, wenn es darum geht, Ereignisse zu erstellen, zu ändern und freizugeben.

Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf die einfachen Dinge. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kalender erstellen und verwalten, Termine und Besprechungen hinzufügen und diese für eine einfache Zusammenarbeit mit anderen in Ihrem Adressbuch teilen können. Wenn wir fertig sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook nicht nur für die Grundlagen wie E-Mail oder Kontakte und Adressbücher verwenden, sondern auch in Ihr geschäftiges Leben integrieren und Ihr Zuhause oder Ihr kleines Büro verbessern können.

Kalendergrundlagen

Wann immer Sie Outlook verwenden, stehen Ihnen die Kalenderfunktionen zur Verfügung. Auch wenn Sie kein E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie Outlook für die restlichen Funktionen verwenden. Der Kalender funktioniert jedoch am besten, wenn Sie die Funktionen für die Zusammenarbeit nutzen können. Wenn Sie also ein E-Mail-Konto verwenden, können Sie sicherstellen, dass Sie Einladungen zu Besprechungen senden und Benachrichtigungen von Teilnehmern erhalten können.

Unabhängig davon ist hier Ihr grundlegender Alltagskalender, dh der Standardkalender, der Ihrem Standard-Outlook-Profil zugeordnet ist. Dies ist die monatliche Ansicht, aber Sie können die Funktionen auf der Registerkarte Anordnen verwenden, um die Ansicht zu ändern.

Im Folgenden finden Sie beispielsweise die Arbeitswochenansicht (im Vergleich zur gesamten Wochenansicht). Es ist sehr einfach, mit dem Wetter (Sie können es auf Ihre Stadt einstellen) und einem Suchfeld. Wenn Sie Besprechungen oder Termine haben, werden diese hier angezeigt. Sie können zur vorherigen oder folgenden Woche springen, indem Sie an den Kalenderrändern auf die Schaltflächen „Vorheriger Termin“ bzw. „Nächster Termin“ klicken.

Lassen Sie uns ein wenig weitermachen und uns darauf konzentrieren, wie Sie die Anordnung Ihres Kalenders ändern können, um sie besser an Ihre spezifischen oder besonderen Bedürfnisse anzupassen.

Biegen Sie den Muskel Ihres Kalenders

Sie können einiges tun, um die Anordnung und das Erscheinungsbild Ihres Kalenders zu ändern. Wenn Sie die Registerkarte Ansicht unten überprüfen, sehen Sie eine ganze Reihe von Stilen, die Sie für einen Kalender verwenden können, der Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht.

Schauen Sie sich den folgenden Kalender an. Wir haben einige geringfügige Änderungen am Erscheinungsbild vorgenommen. Zum einen können Sie die Farbe ändern, was eine subtile, aber nette Geste ist.

Auf der Registerkarte Ansicht können Sie mehrere andere Ansichten hinzufügen, um den Modus hervorzuheben, in dem Sie sich befinden. Beispielsweise gibt es die Aufgabenleiste, mit der Sie der rechten Spalte Kalender, Personen und Aufgaben hinzufügen können (siehe oben). Diese Aufgabenleiste kann an den Modus angepasst werden, in dem Sie sich befinden. Selbst wenn Sie die Aufgaben und den Kalender wie im obigen Screenshot aktiviert haben, müssen Sie den To erneut aktivieren, wenn Sie in Ihren Posteingang wechseln -Do Bar.

Es ist eine gute Idee, in jedem Modus mit der Registerkarte «Ansicht» herumzuspielen, da nicht alle exakt gleich sind. Zum Beispiel ist das Lesefenster in der Kalenderansicht nicht sehr nützlich, aber es ist definitiv eine großartige Ergänzung für Ihren Posteingang.

Überprüfen Sie auch eine tägliche Kalenderansicht mit aktivierter täglicher Aufgabenansicht. Sie können hier Ihren Tageskalender mit Ihren fälligen Aufgaben unten sehen.

Wir werden in einem kommenden Artikel viel mehr über Aufgaben sprechen, aber jetzt konzentrieren wir uns auf alles, was Sie über Termine und Besprechungen wissen möchten.

Hinzufügen von Terminen und Besprechungen

Schauen wir uns an, wie Sie Termine und Besprechungen einrichten. Im folgenden Beispiel organisieren wir eine Pizza-Party. Das Thema ist natürlich die Art des Termins, und während eine Pizza-Party nicht unbedingt ein „Termin“ ist, kommt man auf die Idee. Sie können dann weitere Details hinzufügen, z. B. den Ort, an dem die Pizza-Party stattfindet, sowie die Start- und Endzeiten.

Es gibt viel Platz (technisch unbegrenzt), um dem Ereignis Notizen, Anweisungen oder Anweisungen hinzuzufügen. Natürlich ist es keine große Party, wenn Sie keine anderen Leute dort haben. Wir müssen also einige Teilnehmer einladen. Sobald Sie Personen einladen, wird dies nicht mehr als Termin betrachtet. Stattdessen ändert Outlook es in eine Besprechung. Im folgenden Screenshot sehen wir, wie unser neuer Termin zum Meeting wurde.

Sie können Namen manuell eingeben oder auf die Schaltfläche „An“ klicken, um Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Wenn Sie noch kein Adressbuch eingerichtet haben, können wir Ihnen erklären, wie Sie Kontakte hinzufügen und verwalten sowie Kontakte aus anderen Quellen wie Google Mail importieren.

Sie können direkt zur Verfolgung wechseln und einfach auf der Registerkarte «Startseite» der Multifunktionsleiste auf «Neues Meeting» klicken. Wenn Sie Teilnehmer einladen, haben Sie die Möglichkeit, weitere Antwortoptionen anzufordern.

Wenn Sie eine Antwort anfordern (anstatt das Wort einfach auszusprechen und dabei zu belassen), haben die eingeladenen Personen die Möglichkeit, sich zu melden. Beachten Sie, dass dies wunderbar mit einem Microsoft-Produkt wie einem Outlook.com-E-Mail-Konto funktioniert, bei dem Sie Antwortoptionen direkt in der Nachricht erhalten.

In Google Mail können Sie auf eine Einladung auf die gleiche Weise reagieren. Wie auch immer Sie antworten, es wird an den Veranstalter gesendet und automatisch zu dessen Outlook hinzugefügt.

Jetzt, da wir uns über Termine und Besprechungen im Klaren sind, werden wir sie ändern und absagen, da Änderungen unvermeidlich sind und manchmal unsere besten Pläne durchfallen.

Ändern oder Abbrechen von Besprechungen und Verfolgen von Antworten

Es ist etwas passiert, und wir müssen unsere Pizza-Party auf Samstagabend verschieben. Dies ist für uns kein Problem, aber was ist mit unseren Teilnehmern? Nun, ihre Pläne liegen ganz bei ihnen, aber Outlook macht es zumindest einfach, sie auf Änderungen aufmerksam zu machen.

Um eine Besprechung zu ändern und Ihre Teilnehmer zu benachrichtigen, öffnen Sie zuerst das Ereignis in Ihrem Outlook-Kalender und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. In diesem Fall verschieben wir das Meeting nur eines Tages zurück. Beachten Sie, dass Sie auf «Update senden» klicken können und Ihre eingeladenen Personen bei der Änderung aktualisiert werden.

Wenn Teilnehmer Ihre Einladung zuvor angenommen haben, müssen sie sie zu diesem Zeitpunkt erneut annehmen.

Jetzt ist vielleicht ein guter Zeitpunkt, um zu zeigen, wie Sie den Fortschritt Ihres Meetings verfolgen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Tracking». Von hier aus können Sie den Fortschritt Ihres Meetings sehen. Im Moment hat nur ein eingeladener Teilnehmer zugesagt. Vielleicht ist dieser Samstag keine so gute Zeit.

Oh, wieder ist gerade etwas aufgetaucht und wir müssen das Treffen absagen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche «Besprechung abbrechen». Ihre Einladung ändert sich nun und Sie erhalten die Schaltfläche «Stornierung senden», um auf die schlechten Nachrichten zu klicken und sie zu versenden.

So einfach ist das. Ihre vorherigen eingeladenen Personen erhalten eine aktualisierte E-Mail und das Ereignis wird aus Ihrem Outlook-Kalender entfernt.

Veranstaltungen

Wenn Ihre Termine in Besprechungen eingegeben und gespeichert wurden, wird dies in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie die relevanten Details. Wenn an diesem Punkt alles gut ist, können Sie es verlassen und zu anderen Dingen übergehen.

Wenn Sie es jedoch ändern oder löschen möchten, können Sie es öffnen, indem Sie entweder darauf doppelklicken oder die entsprechende Aktion auf der Multifunktionsleiste ausführen. Hier befindet sich die Schaltfläche „Öffnen“.

Sie können auch über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf viele der gleichen Multifunktionsleistensteuerelemente zugreifen.

Beachten Sie bei geöffnetem Meeting oder Termin die Registerkarte Optionen, auf der Sie einige Änderungen vornehmen können, z. B. Ihren Status ändern (Besetzt, Vorläufig, Abwesend usw.), eine Erinnerung festlegen, die Zeitzone ändern und schließlich die festlegen Ereignis als wiederkehrendes.

Wiederkehrende Ereignisse sind häufig, z. B. ein wöchentliches Meeting oder ein vierteljährliches Gewinnereignis oder nur ein Mittagessen mit einem Freund. Daher ist es gut zu wissen, wie sie festgelegt werden. Wie Sie auf dem Screenshot sehen können, sollte dies ziemlich einfach zu erarbeiten sein. Sie können den Zeitpunkt des Termins, das Muster und natürlich den Bereich oder die Dauer der Wiederholung festlegen.

Wie Sie im folgenden Bild sehen, haben wir für jeden Montag um 13:00 Uhr eine wiederkehrende Veranstaltung eingerichtet, die auf unbestimmte Zeit fortgesetzt wird.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Besprechungen und Termine zwar einige wesentliche Unterschiede aufweisen, aber dennoch gleich aussehen und auf dieselbe Weise geändert werden können, sodass alle Optionen, die Sie für Termine sehen, für Besprechungen gleich sind.

Anhängen einer Datei oder eines Dokuments an ein Kalenderelement

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Termin vereinbart, um Ihr Haustier zum Tierarzt zu bringen oder Ihr Öl zu wechseln. In beiden Fällen haben Sie ein Dokument oder Bild, das Sie anhängen möchten, damit Sie es nicht vergessen.

Im folgenden Beispiel wird unser Öl endlich gewechselt und wir haben einen Gutschein dafür. Sie können den Gutschein ausdrucken und versuchen, ihn vorher zu speichern, oder Sie können ihn einfach an den Termin anhängen. Wenn Outlook Sie daran erinnert, ist der Gutschein genau dort, sodass Sie ihn ausdrucken können, während Sie darüber nachdenken.

Dazu möchten Sie auf «Datei anhängen» klicken und dann zu dem Speicherort navigieren, an dem sie gespeichert ist. Sie können die Datei entweder unverändert einfügen, als Text inline einfügen oder den Speicherort der Datei als Hyperlink einfügen. In diesem Fall hängen wir das PDF einfach so an, wie es ist.

Dies ist natürlich eine äußerst nützliche Funktion, wenn Sie Dokumente für ein Geschäftstreffen freigeben, Lernmaterialien an Studenten senden müssen oder wenn in der Situation zusätzliche Informationen erforderlich sind.

Kalender verwalten und freigeben

Mit der Verwaltung von Kalendern können Sie zwei Dinge erreichen. Sie können Kalender aus verschiedenen Quellen öffnen und Kalendergruppen erstellen und speichern.

Wenn Sie auf die Schaltfläche «Kalender öffnen» klicken, können Sie einen Kalender aus verschiedenen Quellen, einschließlich aus dem Internet, erstellen oder einen leeren Kalender erstellen. Ein Vorteil der Erstellung eines leeren Kalenders besteht darin, dass Sie Ihre Arbeit und Ihr Privatleben getrennt halten können.

Im folgenden Screenshot sehen Sie, dass mehrere Kalender erstellt wurden, und wir haben auch eine spezielle Gruppe für die Arbeit erstellt. Sie können Ereignisse tatsächlich von einem Kalender in einen anderen ziehen. Sie sehen, wie wir einen Eintrag für ein wöchentliches Meeting in den beiden von uns ausgewählten Kalendern haben.

Wenn Sie Ereignisse über Kalender ziehen können, müssen Sie die Ereignisse nicht neu erstellen, wenn Sie Zeit damit verbracht haben, einen Termin oder eine Besprechung hinzuzufügen, und wenn Sie später entscheiden, dass sie sich in einem anderen Kalender befinden müssen.

Schließlich können Sie Kalender freigeben, was ziemlich selbsterklärend sein sollte. Bemerkenswert ist jedoch die Möglichkeit, einen Kalender per E-Mail zu versenden. Wir haben dies in einem früheren Artikel kurz behandelt. Dies ist einfach eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen. Hier im folgenden Screenshot sehen Sie, was passiert, wenn Sie diese Option verwenden.

Sie können angeben, welchen Kalender Sie freigeben, welchen Datumsbereich (von einem einzelnen Tag bis zum gesamten Kalender), welche Details freigegeben werden sollen (einfache Verfügbarkeit, begrenzte und vollständige Details). Anschließend können Sie einige erweiterte Optionen verwenden.

Durch diese Freigabe können Sie Ihre Kalenderinformationen schnell, einfach und nahtlos an andere Outlook-Benutzer weitergeben und an Sie gesendete Kalender integrieren.

Kalenderoptionen

Es gibt einige Kalenderoptionen zum Durchsuchen (wenn auch nicht ganz so viele wie bei E-Mails). Die meisten dieser Optionen dienen dazu, den Kalender so zu konfigurieren, dass er Ihren beruflichen und persönlichen Anforderungen besser entspricht.

Sie können beispielsweise Ihre Arbeitszeit und Arbeitswoche ändern, Feiertage hinzufügen, die Zeitzone ändern, die Standardfarbe festlegen und sogar zwischen Fahrenheit und Celsius wählen. Arbeiten Sie sich nach Belieben durch und probieren Sie aus, was für Sie am besten funktioniert.

Die Kalenderfunktionen in Outlook sind erstklassig. Wenn Sie in einer Organisation mit einem zentralen Exchange-Server arbeiten, sind Sie wahrscheinlich damit vertraut, wie Sie an freigegebenen Kalendern zusammenarbeiten, Ereignisse anzeigen und vieles mehr können. All dies funktioniert nahtlos in Ihrer eigenen lokalen Outlook-Installation und sorgt für zusätzliche Leistung und Komfort.

Zu Hause ist es schön, einen Kalender mit so vielen Funktionen im selben Programm zu haben. Sie müssen nicht von einer E-Mail-App zu Ihrer Kalender-App wechseln. Sie können Ereignisse planen und Teilnehmer mit nur wenigen Mausklicks und vielem mehr schnell einladen.

Aber das ist genug von uns zu reden. Warum hören wir jetzt nicht von Ihnen? Teilen Sie uns Ihre Gedanken mit oder geben Sie Ihre Kommentare in unserem Diskussionsforum ab.