Microsoft Access wird in vielen Unternehmen verwendet, um Informationen zu speichern und darauf zuzugreifen. Sie können mit dem Berichtsassistenten auch ganz einfach einen einfachen Bericht erstellen.
Öffnen Sie Ihre Access-Datenbank und klicken Sie auf Berichte unter dem Feld Objekte auf der linken Seite. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Bericht zu starten.
Wählen Sie im Fenster Neuer Bericht Berichtsassistent und darunter aus der Dropdown-Liste aus, welche Abfrage oder Tabelle Sie zum Erstellen des Berichts erfassen möchten. In diesem Fall möchte ich einen Bericht über die Kunden von Tech_Company erstellen. Nachdem Sie die richtigen Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.
In diesem nächsten Teil des Assistenten können Sie die verschiedenen Felder aus der ausgewählten Tabelle oder Abfrage auswählen. Dies ist großartig, wenn Sie nur einen Bericht basierend auf bestimmten Daten innerhalb einer Tabelle erstellen möchten. Markieren Sie die Informationen in den verfügbaren Feldern und drücken Sie die Pfeiltaste, um sie in die ausgewählten Felder zu verschieben. Hier habe ich die Kunden Vorname, Nachname, Stadt und Telefonnummer ausgewählt. An dieser Stelle können Sie Fertig stellen auswählen, aber verwenden wir etwas mehr Funktionen des Assistenten, klicken Sie auf Weiter.

In diesem Fenster können Sie verschiedene Teile Ihrer Daten gruppieren. Da ich einen einfachen Bericht demonstriere (weitere Tutorials zum Schreiben von benutzerdefinierten Berichten folgen in Kürze), klicken Sie einfach auf Weiter.

Hier wählen Sie aus, in welcher Reihenfolge die Daten im Bericht erscheinen sollen. Dies ist eine Anpassung, für die Sie sich entscheiden müssen, je nachdem, wie Sie die Daten darstellen möchten. Hier wähle ich aus, den Nachnamen jedes Kunden in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.
Hier wählen Sie das Layout des Berichts. Auch hier wird das Layout je nach gewünschter Darstellung der Daten bestimmt. Für diesen Bericht wähle ich Layout = Tabellarisch, Ausrichtung = Hochformat und finde es normalerweise am besten, das Kontrollkästchen „Feldbreite so anpassen, dass alle Felder auf eine Seite passen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich alle relevanten Daten auf jeder Seite befinden und nicht auf mehrere Seiten verstreut sind. Klicken Sie auf Weiter.

Als nächstes wählen Sie den Stil oder das Aussehen des Berichts. Verwenden Sie noch einmal Ihr bestes kreatives Urteilsvermögen. Für diesen Bericht wähle ich Fett. Klicken Sie auf Weiter.
Du bist fast fertig! Wählen Sie einen Namen für Ihren Bericht. Wenn es sich um einen Bericht handelt, den Sie von Zeit zu Zeit speichern und ausführen möchten, stellen Sie sicher und verwenden Sie eine gute Namenskonvention, damit Sie und andere Datenbankbenutzer den Bericht leicht finden und ausführen können. Nachdem Sie Ihren Bericht benannt haben, klicken Sie auf Fertig stellen.
Sie sehen nun die Ergebnisse des erstellten Berichts. Von hier aus können Sie den Bericht drucken, zurückgehen und Designänderungen vornehmen oder möglicherweise zusätzliche Tabellen oder Felder hinzufügen. Wenn Sie mit dem Aussehen des Berichts zufrieden sind, speichern Sie ihn und Sie können ihn bei Bedarf abrufen.

Wenn Sie mit Access noch nicht vertraut sind, empfehle ich Ihnen, die Roadmap to Access 2003 Training zu besuchen.