Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Excel-Makros mühsame Aufgaben automatisieren

Eine der leistungsstärkeren, aber selten verwendeten Funktionen von Excel ist die Möglichkeit, auf einfache Weise automatisierte Aufgaben und benutzerdefinierte Logik in Makros zu erstellen. Makros bieten eine ideale Möglichkeit, Zeit bei vorhersehbaren, sich wiederholenden Aufgaben zu sparen und Dokumentformate zu standardisieren – oft ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.

Wenn Sie neugierig sind, was Makros sind oder wie sie tatsächlich erstellt werden, kein Problem – wir werden Sie durch den gesamten Prozess führen.

Der gleiche Prozess sollte in den meisten Versionen von Microsoft Office funktionieren. Die Screenshots sehen möglicherweise etwas anders aus.

Was ist ein Makro?

Ein Microsoft Office-Makro (da diese Funktionalität für mehrere MS Office-Anwendungen gilt) ist einfach Visual Basic für Applikationen-Code (VBA), der in einem Dokument gespeichert ist. Stellen Sie sich für eine vergleichbare Analogie ein Dokument als HTML und ein Makro als Javascript vor. Ähnlich wie Javascript HTML auf einer Webseite bearbeiten kann, kann ein Makro ein Dokument bearbeiten.

Makros sind unglaublich leistungsfähig und können so ziemlich alles, was Ihre Fantasie heraufbeschwören kann. Als (sehr) kurze Liste von Funktionen, die Sie mit einem Makro ausführen können:

• Stil und Formatierung anwenden.
• Bearbeiten Sie Daten und Text.
• Kommunizieren Sie mit Datenquellen (Datenbank, Textdateien usw.).
• Erstellen Sie völlig neue Dokumente.
• Jede Kombination, in beliebiger Reihenfolge, einer der oben genannten.

Erstellen eines Makros: Eine Erklärung am Beispiel

Wir beginnen mit Ihrer CSV-Datei für Gartensorten. Hier gibt es nichts Besonderes, nur einen 10 × 20-Satz von Zahlen zwischen 0 und 100 mit einer Zeilen- und einer Spaltenüberschrift. Unser Ziel ist es, ein gut formatiertes, präsentables Datenblatt zu erstellen, das zusammenfassende Summen für jede Zeile enthält.

Wie oben erwähnt, ist ein Makro VBA-Code, aber eines der schönen Dinge an Excel ist, dass Sie sie ohne Codierung erstellen / aufzeichnen können – wie wir es hier tun werden.

Um ein Makro zu erstellen, gehen Sie zu Ansicht> Makros> Makro aufzeichnen.

Weisen Sie dem Makro einen Namen zu (keine Leerzeichen) und klicken Sie auf OK.

Sobald dies erledigt ist, werden Ihre Aktionen aufgezeichnet – jede Zellenänderung, Bildlaufaktion, Fenstergrößenänderung, Sie benennen sie.

Es gibt einige Stellen, die darauf hinweisen, dass Excel der Aufnahmemodus ist. Eine Möglichkeit besteht darin, das Menü «Makro» anzuzeigen und festzustellen, dass «Aufnahme beenden» die Option «Makro aufzeichnen» ersetzt hat.

Der andere ist in der unteren rechten Ecke. Das Symbol ‘Stopp’ zeigt an, dass es sich im Makromodus befindet. Wenn Sie hier drücken, wird die Aufnahme gestoppt (auch wenn Sie sich nicht im Aufnahmemodus befinden, ist dieses Symbol die Schaltfläche Makro aufzeichnen, die Sie verwenden können, anstatt zum Menü Makros zu wechseln).

Nachdem wir unser Makro aufgezeichnet haben, wenden wir unsere zusammenfassenden Berechnungen an. Fügen Sie zuerst die Überschriften hinzu.

Wenden Sie als Nächstes die entsprechenden Formeln an:

• = SUMME (B2: K2)
• = DURCHSCHNITT (B2: K2)
• = MIN (B2: K2)
• = MAX (B2: K2)
• = MEDIAN (B2: K2)

Markieren Sie nun alle Berechnungszellen und ziehen Sie die Länge aller unserer Datenzeilen, um die Berechnungen auf jede Zeile anzuwenden.

Sobald dies erledigt ist, sollte jede Zeile ihre jeweiligen Zusammenfassungen anzeigen.

Jetzt möchten wir die Zusammenfassungsdaten für das gesamte Blatt abrufen, daher wenden wir einige weitere Berechnungen an:

Beziehungsweise:

• = SUMME (L2: L21)
• = DURCHSCHNITTLICH (B2: K21) *
• = MIN (N2: N21)
• = MAX (O2: O21)
• = MEDIAN (B2: K21)

Nachdem die Berechnungen abgeschlossen sind, werden wir den Stil und die Formatierung anwenden. Wenden Sie zunächst die allgemeine Zahlenformatierung auf alle Zellen an, indem Sie Alle auswählen (entweder Strg + A oder klicken Sie auf die Zelle zwischen den Zeilen- und Spaltenüberschriften) und wählen Sie im Startmenü das Symbol „Kommastil“.

Wenden Sie als Nächstes eine visuelle Formatierung sowohl auf die Zeilen- als auch auf die Spaltenüberschriften an:

• Fett gedruckt.
• Zentriert.
• Hintergrundfüllfarbe.

Und schließlich wenden Sie einen Stil auf die Summen an.

Wenn alles fertig ist, sieht unser Datenblatt folgendermaßen aus:

Beenden Sie die Aufzeichnung des Makros, da wir mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gerade ein Excel-Makro erstellt.

Um unser neu aufgezeichnetes Makro verwenden zu können, müssen wir unsere Excel-Arbeitsmappe in einem makrofähigen Dateiformat speichern. Bevor wir dies tun, müssen wir jedoch zuerst alle vorhandenen Daten löschen, damit sie nicht in unsere Vorlage eingebettet werden (die Idee ist, dass wir jedes Mal, wenn wir diese Vorlage verwenden, die aktuellsten Daten importieren).

Wählen Sie dazu alle Zellen aus und löschen Sie sie.

Nachdem die Daten jetzt gelöscht wurden (die Makros jedoch weiterhin in der Excel-Datei enthalten sind), möchten wir die Datei als XLTM-Datei (Macro Enabled Template) speichern. Es ist wichtig zu beachten, dass Makros verwendet werden, wenn Sie diese als XLTX-Datei (Standard Template) speichern nicht in der Lage sein, davon zu laufen. Alternativ können Sie die Datei als XLT-Datei (Legacy Template) speichern, mit der Makros ausgeführt werden können.

Nachdem Sie die Datei als Vorlage gespeichert haben, schließen Sie Excel.

Verwenden eines Excel-Makros

Bevor wir erläutern, wie wir dieses neu aufgezeichnete Makro anwenden können, ist es wichtig, einige Punkte zu Makros im Allgemeinen zu behandeln:

• Siehe den obigen Punkt.

VBA-Code ist tatsächlich sehr leistungsfähig und kann Dateien außerhalb des Bereichs des aktuellen Dokuments bearbeiten. Ein Makro kann beispielsweise zufällige Dateien in Ihrem Ordner «Eigene Dateien» ändern oder löschen. Daher ist es wichtig, dass Sie Makros aus vertrauenswürdigen Quellen ausführen.

Öffnen Sie die oben erstellte Excel-Vorlagendatei, um unser Datenformatmakro zu verwenden. Wenn Sie dies tun, wird unter der Annahme, dass die Standardsicherheitseinstellungen aktiviert sind, oben in der Arbeitsmappe eine Warnung angezeigt, die besagt, dass Makros deaktiviert sind. Da wir einem von uns selbst erstellten Makro vertrauen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Inhalt aktivieren».

Als nächstes werden wir den neuesten Datensatz aus einer CSV importieren (dies ist die Quelle, aus der das Arbeitsblatt unser Makro erstellt hat).

Um den Import der CSV-Datei abzuschließen, müssen Sie möglicherweise einige Optionen festlegen, damit Excel sie korrekt interpretiert (z. B. Trennzeichen, vorhandene Überschriften usw.).

Sobald unsere Daten importiert sind, gehen Sie einfach zum Menü Makros (auf der Registerkarte Ansicht) und wählen Sie Makros anzeigen.

Im daraufhin angezeigten Dialogfeld sehen wir das oben aufgezeichnete Makro „FormatData“. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf Ausführen.

Nach dem Ausführen kann es vorkommen, dass der Cursor einige Momente lang herumspringt. Dabei werden jedoch die Daten bearbeitet genau wie wir es aufgenommen haben. Wenn alles gesagt und getan ist, sollte es genauso aussehen wie unser Original – außer mit unterschiedlichen Daten.

Ein Blick unter die Haube: Was ein Makro zum Funktionieren bringt

Wie bereits mehrfach erwähnt, wird ein Makro von VBA-Code (Visual Basic for Applications) gesteuert. Wenn Sie ein Makro „aufzeichnen“, übersetzt Excel tatsächlich alles, was Sie tun, in die entsprechenden VBA-Anweisungen. Einfach ausgedrückt: Sie müssen keinen Code schreiben, da Excel den Code für Sie schreibt.

Um den Code anzuzeigen, mit dem unser Makro ausgeführt wird, klicken Sie im Dialogfeld «Makros» auf die Schaltfläche «Bearbeiten».

Das sich öffnende Fenster zeigt den Quellcode an, der bei der Erstellung des Makros aus unseren Aktionen aufgezeichnet wurde. Natürlich können Sie diesen Code bearbeiten oder sogar neue Makros vollständig innerhalb des Codefensters erstellen. Während die in diesem Artikel verwendete Aufzeichnungsaktion wahrscheinlich den meisten Anforderungen entspricht, müssen Sie bei höher angepassten Aktionen oder bedingten Aktionen den Quellcode bearbeiten.

Unser Beispiel einen Schritt weiter gehen…

Angenommen, unsere Quelldatendatei data.csv wird durch einen automatisierten Prozess erstellt, bei dem die Datei immer am selben Speicherort gespeichert wird (z. B. C: Data data.csv sind immer die neuesten Daten). Das Öffnen und Importieren dieser Datei kann auch problemlos in ein Makro umgewandelt werden:

1. Öffnen Sie die Excel-Vorlagendatei mit unserem Makro «FormatData».
2. Nehmen Sie ein neues Makro mit dem Namen «LoadData» auf.
3. Importieren Sie bei der Makroaufzeichnung die Datendatei wie gewohnt.
4. Beenden Sie nach dem Importieren der Daten die Aufzeichnung des Makros.
5. Löschen Sie alle Zellendaten (wählen Sie alle aus und löschen Sie sie).
6. Speichern Sie die aktualisierte Vorlage (denken Sie daran, ein makrofähiges Vorlagenformat zu verwenden).

Sobald dies erledigt ist, gibt es beim Öffnen der Vorlage zwei Makros – eines, das unsere Daten lädt, und das andere, das sie formatiert.

Wenn Sie sich mit ein wenig Code-Bearbeitung wirklich die Hände schmutzig machen möchten, können Sie diese Aktionen einfach in einem einzigen Makro kombinieren, indem Sie den aus „LoadData“ erzeugten Code kopieren und am Anfang des Codes aus „FormatData“ einfügen.

Laden Sie diese Vorlage herunter

Zur Vereinfachung haben wir sowohl die in diesem Artikel erstellte Excel-Vorlage als auch eine Beispieldatendatei beigefügt, mit der Sie herumspielen können.

Laden Sie die Excel-Makrovorlage von How-To Geek herunter