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Wie man

Entwöhnen Sie sich vom zwanghaften E-Mail-Checking mit positiver Belohnung

Rufen Sie Ihre E-Mails öfter ab als nötig? Haben Sie Entzugserscheinungen, wenn Sie Ihre E-Mails eine Weile nicht gelesen haben? Zwanghaftes E-Mail-Checken ist eine ungesunde Angewohnheit, die Sie davon abhält, wichtigere Dinge zu tun. Verwenden Sie positive Belohnungen, um eine gesündere Beziehung zu Ihrem Posteingang aufzubauen.

E-Mail ist nicht immer produktiv

Es gibt drei Hauptgründe, warum E-Mail nicht immer produktiv ist.

1. E-Mails nehmen Zeit weg von anderen Dingen: Es kann leicht sein, zwanghaftes E-Mail-Checken zu rechtfertigen, weil es sich anfühlt, als ob Sie etwas erledigen würden. Schließlich sollte es eine gute Sache sein, Nachrichten durchzulesen, auf einige zu antworten und Ihren Posteingang zu leeren. Aber es ist nur dann produktiv, wenn es absichtlich getan wird – nicht während der Zeit, die für andere, wichtigere Aufgaben umgekehrt wird.

2. E-Mail kann sich nicht von Geplauder unterscheiden: Die Kommunikation mit Freunden, Kollegen oder Bekannten per E-Mail kann sich nicht vom Plaudern in der Kantine unterscheiden. Wenn das Gespräch nicht so wichtig ist und über eine angemessene Pausenzeit hinausgeht, lenkt es Sie von Ihrer Arbeit ab.

3. Bei E-Mails geht es normalerweise um andere Personen: E-Mail ermutigt Sie, auf die Bedürfnisse, Wünsche und Fragen anderer Menschen einzugehen – anstatt auf Ihre eigenen. E-Mails haben eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort an Ihrem Tag, aber sie müssen eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort haben. Nicht nur, wenn Sie Lust haben zu überprüfen.

Diagnostizieren Sie Ihr Problem

Menschen tun aus allen möglichen Gründen zwanghafte Dinge. Der häufigste Grund ist, etwas besonders Unangenehmes zu vermeiden. Wenn Sie ohne triftigen Grund zehnmal am Tag E-Mails abrufen, versuchen Sie wahrscheinlich, jemanden oder etwas zu vermeiden.

Zwanghaftes E-Mail-Checken könnte Ihre Art sein, Folgendes zu umgehen:

  • Eine nahende Frist
  • Schreibblockade
  • Unsicherheit, was als nächstes zu tun ist
  • Langeweile
  • Behebung eines wichtigen Problems, das Sie daran hindert, Ihre Arbeit zu erledigen
  • Vorbereitung auf ein geplantes Engagement
  • Wirklich an etwas arbeiten

Erkunden Sie die möglichen Gründe, warum Sie Ihre E-Mails häufiger als nötig abrufen, um Ihr Problem zu diagnostizieren.

Erkenne deine zwanghafte Angewohnheit an

Der nächste Schritt, um Ihre zwanghafte E-Mail-Gewohnheit zu ändern, besteht darin, sie zu verfolgen. Erfassen Sie, wie oft Sie Ihren Posteingang öffnen. Beachten Sie, wie viel Zeit Sie durchschnittlich bei jedem Besuch verbringen.

Behalten Sie dabei eine positive Einstellung bei. Beurteilen Sie sich nicht als unproduktiv, unkonzentriert oder als Versager, wenn Sie Schwächen oder Fehler erkennen. Selbstbestrafung wird Ihnen nicht helfen, positive Veränderungen vorzunehmen. Erkenne einfach deine Muster und erkunde, was die Motivationen sein könnten, wie oben beschrieben.

Erkenne weiterhin deine zwanghafte E-Mail-Gewohnheit an, bis du sie nicht mehr ertragen kannst – bis du nicht mehr stehen kannst, nichts dagegen zu tun. Denn der einzige Weg, das zwanghafte Verhalten anzugehen, ist:

    1. Akzeptieren, dass es existiert
    2. Selbstehrlich genug sein, um zu verstehen, warum
    3. Grund genug zu haben, etwas dagegen zu unternehmen

Sobald Sie wirklich motiviert sind, etwas zu ändern, ist es relativ einfach, mit kleinen Schritten zu beginnen.

Beginnen Sie mit Babyschritten und positiver Belohnung

Positive Belohnung hilft Ihnen, Ihr gewünschtes Verhalten mit guten Gefühlen und/oder positivem Feedback zu verbinden. Befolgen Sie die folgenden sieben Schritte, um den Besuch Ihres E-Mail-Posteingangs gesünder und produktiver zu gestalten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein E-Mail-Zuständigkeitsdokument

Erstellen Sie ein Dokument, auf das Sie sich für Ihre E-Mail-Verantwortlichkeit beziehen. Stellen Sie sicher, dass es visuell und dynamisch genug ist, um damit zu arbeiten. In den folgenden Schritten fügen Sie diesem Dokument Inhalte hinzu, passen es jedoch Ihren Präferenzen an.

Schritt 2: Geben Sie Ihre gewünschte Verhaltensänderung (oder Endziel) an

Schreiben Sie oben auf das Dokument, wie (oft) Sie letztendlich Ihre E-Mails abrufen möchten.

Dies kann so allgemein sein wie „Ich möchte meine E-Mails nicht so oft abrufen“ oder so konkret wie „Ich möchte meine E-Mails nur um 10 Uhr und 15 Uhr an jedem Wochentag und um 16 Uhr am Wochenende abrufen“.

Geben Sie Ihr Endziel besonders genau an und geben Sie, wenn möglich, Ihre Gründe für die Auswahl an.

Schritt 3: Geben Sie Ihre Schwächen zu

Listen Sie unter Ihrer Aussage in den entsprechenden Zeilen die Gründe auf, warum Sie das gewünschte Ziel noch nicht erreicht haben.

Seien Sie auch hier spezifisch und verwenden Sie keine unnötig harten Ausdrücke wie „Ich bin schlecht im Zeitmanagement“ oder „Ich kann mich einfach nicht kontrollieren“.

Verwenden Sie eine objektive Sprache, die Sie darauf konzentriert, was passiert und warum. Weitere funktionale Aussagen sind:

  • „Es fällt mir schwer, meine Zeit einzuteilen, wenn ich wichtige Projekte habe, die ich nicht fertigstellen möchte.“
  • „Es fällt mir schwer, dem Drang zu widerstehen, meine E-Mails abzurufen, selbst wenn ich weiß, dass ich es nicht muss, weil ich lieber nicht ein paar Momente der Stille haben möchte, um darüber nachzudenken, was ich wirklich tun sollte.“

Versuchen Sie, mindestens fünf Ihrer Schwächen aufzulisten.

Angenommen, Ihr Ziel ist es, Ihren Posteingang einmal morgens und einmal am späten Nachmittag zu überprüfen. Derzeit überprüfen Sie es etwa alle zwanzig Minuten, während Sie sich am Computer befinden.

Hier sind fünf potenzielle Schwächen, die Ihnen im Weg stehen:

  • Sie sind nicht begeistert von Ihren anderen computerbezogenen Aufgaben.
  • Sie langweilen sich beim Pendeln und Warten in der Öffentlichkeit, möchten nicht mit den Menschen um Sie herum interagieren und stellen fest, dass das Abrufen von E-Mails auf Ihrem iPhone die Zeit vertreibt.
  • Sie machen sich Sorgen über hängende E-Mail-Fragen oder -Gespräche und möchten wissen, was der nächste Schritt ist – sobald Mr. Smith sich bei Ihnen meldet.
  • Sie möchten Herrn Smith gefallen, indem Sie ihm immer sofort antworten, auch wenn er Ihren Gehaltsscheck nicht ausstellt und Ihnen nicht besonders nahe steht.
  • Sie hoffen, eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, dass jemand eine Konversation mit Ihnen auf Ihrem Facebook, Twitter oder LinkedIn anregt, um zu bestätigen, dass Sie wichtig genug sind, um mit Ihnen zu sprechen.

Es macht vielleicht keinen Spaß, Ihre Schwächen beim Abrufen von E-Mails zu erforschen, aber es wird hilfreich sein, Ihre Gewohnheiten zum Besseren umzuprogrammieren.

Schritt 4: Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen basierend auf Ihren Schwächen

Gehen Sie nun jede Schwäche auf Ihrer Liste durch und fügen Sie rechts eine zusätzliche Spalte hinzu. Identifizieren Sie die Situationen (real oder eingebildet), in denen Sie diese Schwächen zeigen.

Nehmen wir an, Sie haben in der linken Spalte „Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu verwalten, wenn ich wichtige Projekte habe, die ich nicht fertigstellen möchte“.

Beschreiben Sie dann in der rechten Spalte die problematische Situation. Es wäre so etwas wie „Ich habe ein wichtiges Projekt zu bearbeiten“ oder „Ich habe ein wichtiges Projekt, an dem ich mich noch nicht bereit fühle, fertig zu werden“ oder sogar „Ich fühle mich bei einem wichtigen Projekt unsicher“.

Sobald Sie sich der herausfordernden Situationen bewusst sind, sind Sie besser darauf vorbereitet, sich ihnen zu stellen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Checkliste für positive Belohnungen

Wenn Sie Ihre Spalten einrichten, in denen Ihre Schwächen und deren Entstehung beschrieben werden, fügen Sie rechts eine dritte Spalte hinzu.

Verwenden Sie diese Spalte, um Maßnahmen aufzulisten, die Sie ergreifen können, um die problematischen Situationen zu überwinden, die die Schwachstellen auslösen, die Sie davon abhalten, Ihre E-Mails in der gewünschten Häufigkeit zu Ihren Bedingungen zu überprüfen.

Fügen Sie dann eine vierte Spalte hinzu, in der Sie den Platz haben, um Instanzen abzuhaken, wenn Sie eine der Aktionen aus der dritten Spalte ausführen.

So können Sie Ihr Dokument formatieren:

Sie werden feststellen, dass für jeden Aktionsschritt nur ein Kontrollkästchen vorhanden ist. Im Laufe des Tages können Sie diesen Schritt mehrmals ausführen, fügen Sie also nach Bedarf zusätzliche Kontrollkästchenspalten hinzu.

Schritt 6: Belohnen Sie sich dafür, dass Sie bei der Aufgabe bleiben

Nachdem Sie Ihr Dokument eingerichtet haben, drucken Sie eine Kopie aus oder lassen Sie es auf Ihrem Desktop geöffnet. Von nun an beziehen Sie sich auf dieses Dokument, um zu schulen, wie Sie Ihren Posteingang aufrufen.

Jedes Mal, wenn Sie ein Kästchen in der Spalte ganz rechts abhaken, können Sie Ihre E-Mails abrufen – und wissen, dass Sie sie verdient haben. Die positiven Gefühle, die mit dem Überprüfen Ihrer E-Mails verbunden sind, wenn Sie etwas Sinnvolles erreichen, werden Sie dazu inspirieren, Ihren Posteingang auf unterschiedliche Weise zu betrachten.

Hier ist ein Beispiel. Ziehen wir noch einmal aus der Schwäche: „Mir fällt es schwer, meine Zeit einzuteilen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich noch nicht bereit fühle.“ Nehmen wir an, eine der Herausforderungen, die mit dieser Schwäche verbunden sind, ist: „Ein wichtiges Projekt zu haben, an dem man arbeiten muss.“ Nun, hier sind drei mögliche Handlungsschritte, die Ihnen helfen, Ihr Ziel zu überwinden und/oder darauf hinzuarbeiten:

    1. Drucken Sie einen Artikel/eine Ressource/ein Dokument aus, das Sie daran erinnert, warum Ihr Projekt so wichtig ist und/oder warum Sie es erfolgreich abschließen können.
    2. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen um Hilfe oder Perspektive, wenn Sie sich festgefahren fühlen.
    3. Erstellen Sie einen Zeitplan oder eine To-Do-Liste für Ihr Projekt.
    4. Überprüfung und/oder Überarbeitung Ihres Zeitplans oder Ihrer To-Do-Liste für Ihr Projekt.
    5. Einen Punkt in Ihrem Terminplan oder Ihrer To-Do-Liste für Ihr Projekt abschließen.

Jedes Mal, wenn Sie einen dieser Schritte ausführen, aktivieren Sie ein Kontrollkästchen und wissen Sie, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse abrufen können, wenn Sie sie verdient haben. Wenn Sie nicht den Drang verspüren, Ihre E-Mails zu checken, können Sie natürlich direkt zur nächsten Aufgabe übergehen. Wie Sie sehen, begann jeder dieser Schritte damit, nicht zwanghaft Ihre E-Mails abzurufen, und diente letztendlich Ihren Produktivitätszielen.

Sie müssen nicht perfekt sein; Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, ohne zuvor ein Kästchen abgehakt zu haben. Aber denken Sie zumindest daran, was Sie tun. Und achten Sie darauf, wie anders es sich anfühlt, Ihren Posteingang zu überprüfen, wenn Sie ihn verdient haben, und keinen wirklichen Grund dafür zu haben (außer vielleicht, dass Sie einer problematischen Situation erliegen, die die zwanghafte Angewohnheit auslöst).

Schritt 7: Verwenden Sie die Checkliste weiter, bis Sie die Änderungen bemerken

Wenn Sie Ihre Checkliste so oft verwenden, dass Sie sicher sind, dass Sie Ihre E-Mail-Situation im Griff haben, werden Sie feststellen, dass Sie Folgendes besser können:

  • Langeweile erkennen
  • Identifizieren von Problemen bei der Arbeit, die möglicherweise schwer zuzugeben sind
  • Bemerken, wenn Sie überlastet sind
  • Anerkennen negativer Gefühle bezüglich Ihrer Arbeit, die Sie ausdrücken und ansprechen müssen
  • Sich kreativer oder mentaler Blockaden bewusst werden
  • Gönnen Sie sich und Ihren Augen bei Bedarf eine Computerpause
  • Bei der Aufgabe bleiben und sich gut fühlen, Dinge zu erledigen

Jede dieser Maßnahmen hilft Ihnen, die Probleme zu lösen, die, wenn sie nicht angesprochen werden, zu verschiedenen zwanghaften Verhaltensweisen führen.

Machen Sie das Abrufen von E-Mails zu etwas Besonderem

Wenn E-Mail zu Ihrer zwanghaften Gewohnheit geworden ist, ist es kein produktives Werkzeug mehr. Machen Sie das Abrufen von E-Mails zu etwas Besonderem, damit es wieder produktiv wird.

Zusätzlich zu der obigen Übung mit der Checkliste können Sie andere Techniken zur Verwendung positiver Belohnungen erkunden. Sie können regelmäßige Zeiten für die Reinigung des Posteingangs blockieren, nachdem Sie solide Stunden Arbeit investiert haben, und diese Zeit so gestalten, dass sie angenehm ist, mit einem Snack in der Nähe und etwas Wohlfühlmusik im Hintergrund. Sie können die gleichen Prinzipien auch für die Arbeit anwenden – trennen Sie sich vom Internet und/oder verstecken Sie Ihren E-Mail-Client und nutzen Sie eine komfortable Arbeitsumgebung, um dies zu kompensieren.

Belohnen Sie sich für gute Arbeitsgewohnheiten, und E-Mails müssen Ihr Arbeitsleben nicht übernehmen.

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