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Einschränken und Schützen von Dokumenten und Vorlagen

Einschränken und Schützen von Dokumenten und Vorlagen

Durch das Einschränken und Schützen eines Dokuments wird sichergestellt, dass Sie die ultimative Autorität über dessen Fortschritt haben.

Auch wenn Sie möchten, dass andere Prüfer Änderungen vorschlagen und Kommentare zu einem Dokument abgeben, kann es vorkommen, dass Sie sie daran hindern möchten, Änderungen vorzunehmen und die Formatierung zu ändern.

Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise alle Änderungsverfolgung erzwingen oder die Überprüfer auf das Kommentieren beschränken. Der springende Punkt dabei ist, sicherzustellen, dass Ihr Dokument nicht so geändert werden kann, dass es nicht Ihrer Vision oder Ihrem Stil entspricht.

In dieser Lektion zeigen wir Ihnen, wie Sie die Formatierung und die Art der Bearbeitung einschränken können, die andere Prüfer für Ihr Dokument ausführen können. Sobald sich Ihr Dokument dem endgültigen Status nähert, können Sie es als endgültig markieren, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Möglicherweise möchten Sie den Zugriff auf Ihr Dokument auch auf Ihr Prüfer-Team beschränken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Dokument mit einem Passwort schützen können. Dann können Sie nur Ihrem Team das Passwort mitteilen und niemand anderes kann das Dokument öffnen.

Wir beginnen damit, dass wir Ihnen die Einschränkung der Formatierung in einem Dokument vorstellen.

Beschränken Sie die Formatierung in einem Dokument

Wenn Sie ein Dokument zur Überprüfung an andere verteilen, möchten Sie möglicherweise nicht, dass diese die Formatierung des Dokuments ändern. Mit Word können Sie alle oder einige der Themen und Stile einschränken und den Überprüfern ermöglichen, einige der Themen und Stile zu ändern. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Schützen“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Bearbeitung einschränken“.

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Der Bereich „Bearbeitung einschränken“ wird rechts neben dem Haupttext angezeigt. Wählen Sie im Abschnitt „Formatierungsbeschränkungen“ die Option „Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken“ und klicken Sie auf den Link „Einstellungen …“.

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Im Dialogfeld „Formatierungsbeschränkungen“ sind standardmäßig alle Stile im Feld „Überprüfte Stile sind derzeit zulässig“ ausgewählt. Um nur bestimmte Stile auszuwählen, die im Dokument verwendet werden sollen, können Sie mit der Schaltfläche „Keine“ alle Stile abwählen und dann diejenigen auswählen, die Sie zulassen möchten. Sie können auch die von Word empfohlenen Mindeststile verwenden, indem Sie auf „Empfohlenes Minimum“ klicken. Wählen Sie bei Bedarf im Abschnitt „Formatierung“ am unteren Rand des Dialogfelds zusätzliche Einschränkungen aus und klicken Sie anschließend auf „OK“.

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Im folgenden Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie nicht zulässige Stile entfernen möchten. Wir empfehlen Ihnen nicht. Es kann sich herausstellen, dass Sie diese Stile in Zukunft im Dokument verwenden möchten. Andere Prüfer können sie nicht ändern oder anwenden.

Klicken Sie auf „Nein“, um die Stile beizubehalten, die in Ihrem Dokument nicht zulässig sind.

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Bevor diese Einschränkungen angewendet werden können, müssen Sie mit der Durchsetzung des Schutzes beginnen. Wir werden dies diskutieren, nachdem wir Ihnen gezeigt haben, wie Sie die Bearbeitung einschränken können.

Beschränken Sie die Bearbeitung in einem Dokument

Sie können nicht nur die Formatierung für Prüfer eines Dokuments einschränken, sondern auch die Art der Bearbeitung einschränken, die Prüfer für ein Dokument ausführen können. Aktivieren Sie im Bereich „Bearbeitung einschränken“ das Kontrollkästchen „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“ und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus, um die Art der Bearbeitung anzugeben, die Sie in Ihrem Dokument zulassen möchten. Sie können anderen Überprüfern erlauben, nur Änderungen zu verfolgen, Kommentare einzugeben oder Formulare auszufüllen. Sie können das Dokument sogar so einschränken, dass andere Personen es nur lesen und keine Änderungen vornehmen können.

Sie können sich fragen, was der Unterschied zwischen der Beschränkung der Bearbeitung auf nur nachverfolgte Änderungen und dem Sperren von „Änderungen nachverfolgen“ ist, wie in Lektion 2 erläutert. Es gibt tatsächlich keinen Unterschied. Die Funktionalität ist die gleiche. Sie können die für Sie einfachere Methode verwenden.

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Sie können Ausnahmen für die eingeschränkte Formatierung und Bearbeitung oder Personen festlegen, die das Dokument frei bearbeiten dürfen. Klicken Sie im Bereich „Ausnahmen (optional)“ des Bereichs „Bearbeitung einschränken“ auf den Link „Weitere Benutzer …“.

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Im Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“ können Sie Benutzer vom aktuellen Computer, von einer Domäne, zu der der aktuelle Computer gehört, oder durch Eingabe der E-Mail-Adresse einer anderen Person hinzufügen. Trennen Sie alle Benutzer und E-Mail-Adressen mit einem Semikolon und klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

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Die Personen, die Sie im Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“ hinzugefügt haben, werden im Feld „Einzelpersonen“ im Abschnitt „Ausnahmen (optional)“ des Bereichs „Bearbeitung einschränken“ angezeigt. Wählen Sie das gesamte oder einen Teil des Dokuments aus, das eine Person bearbeiten soll, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für diese Person im Feld „Einzelpersonen“.

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Nachdem Sie die Formatierung und Bearbeitung des Dokuments wie gewünscht eingeschränkt haben, müssen Sie Word anweisen, den Schutz zu erzwingen, damit es wirksam wird. Klicken Sie im Abschnitt „Durchsetzung starten“ des Bereichs „Bearbeitung einschränken“ auf „Ja, Schutz erzwingen“.

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Stellen Sie im Dialogfeld „Schutz erzwingen starten“ sicher, dass die Option „Kennwort“ ausgewählt ist, geben Sie zweimal ein Kennwort ein und klicken Sie auf „OK“.

Beachten Sie, dass ein Kennwort nicht erforderlich ist und das Dokument nicht vollständig schützt (das Dokument ist nicht verschlüsselt). Es hilft einfach zu verhindern, dass Benutzer die Formatierungs- und Bearbeitungsbeschränkungen deaktivieren.

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Wenn Sie „Benutzerauthentifizierung“ wählen, wird wahrscheinlich der folgende Fehler angezeigt:

„Ihr Computer ist nicht für Information Rights Management (IRM) eingerichtet. Um IRM einzurichten, melden Sie sich bei Office an, öffnen Sie eine vorhandene IRM-geschützte Nachricht oder ein Dokument oder wenden Sie sich an Ihren Helpdesk. “

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Wir empfehlen die Verwendung eines Passworts. Es ist viel einfacher.

Sobald die Einschränkungen durchgesetzt wurden, wird im Bereich „Bearbeitung einschränken“ der entsprechende Text angezeigt, sodass der Prüfer nur die zulässigen Bearbeitungs- und Formatierungsaufgaben ausführen kann.

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Entfernen Sie Formatierungs- und Bearbeitungsbeschränkungen in einem Dokument

Bevor Sie Ihr Dokument fertigstellen, möchten Sie möglicherweise die Formatierungs- und Bearbeitungsbeschränkungen aus dem Dokument entfernen. Klicken Sie dazu einfach im Abschnitt „Schützen“ der Registerkarte „Überprüfen“ erneut auf „Bearbeitung einschränken“, um den Bereich „Bearbeitung einschränken“ zu öffnen, und klicken Sie dann unten im Bereich auf „Schutz stoppen“.

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Geben Sie im Dialogfeld „Dokument aufheben“ das Kennwort ein, das Sie beim Schützen des Dokuments verwendet haben, und klicken Sie auf „OK“.

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Vermeiden Sie versehentliche Änderungen an einem Dokument

Sobald alle Änderungen an Ihrem Dokument vorgenommen wurden und Sie bereit sind, es abzuschließen, möchten Sie das Dokument möglicherweise vor versehentlichen Änderungen schützen. Markieren Sie es dazu als endgültig.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

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Klicken Sie im Bildschirm „Info“ auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie „Als endgültig markieren“ aus dem Dropdown-Menü.

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Das folgende Dialogfeld zeigt an, dass das Dokument als endgültig markiert und gespeichert wird.

Klicken Sie auf „OK“, um fortzufahren.

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Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt, wenn das Dokument als endgültig markiert und als schreibgeschützt festgelegt wurde. Klicken Sie auf „OK“, um zum Bildschirm „Info“ zurückzukehren.

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Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, wird oben im Dokument ein gelber Balken angezeigt, der Sie darüber informiert, dass das Dokument als endgültig markiert wurde, um die Bearbeitung zu verhindern. Beachten Sie, dass es eine Schaltfläche „Auf jeden Fall bearbeiten“ gibt. Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie das Dokument bearbeiten.

HINWEIS: Das Markieren eines Dokuments als endgültig schützt das Dokument nicht vor Änderungen, wie durch die Schaltfläche „Auf jeden Fall bearbeiten“ angezeigt wird. Es entmutigt einfach die Bearbeitung und verhindert eine versehentliche Bearbeitung. Um zu verhindern, dass andere Personen Änderungen vornehmen, beschränken Sie die Formatierung und Bearbeitung des Dokuments, wie bereits erläutert.

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Wenn Sie feststellen, dass das Dokument doch nicht endgültig ist, können Sie den Status „Als endgültig markiert“ aktivieren. Klicken Sie dazu erneut auf die Registerkarte „Datei“, um auf den Bildschirm „Info“ zuzugreifen. Beachten Sie, dass das Element „Dokument schützen“ gelb hervorgehoben ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie „Als endgültig markieren“ aus dem Dropdown-Menü. Die gelbe Markierung wird sofort entfernt und das Dokument kann frei bearbeitet werden.

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Passwort Schützen Sie Ihr Dokument

Sie können Ihr Dokument auch davor schützen, von Personen geöffnet zu werden, die keinen Zugriff haben sollten. Sie können dem Dokument ein Kennwort zuweisen. Beim nächsten Öffnen des Dokuments muss der Benutzer ein Kennwort eingeben, um darauf zugreifen zu können.

Dies kann nützlich sein, wenn nur bestimmte Personen Zugriff auf die Datei haben sollen. Wenden Sie ein Kennwort auf die Datei an und stellen Sie sicher, dass diese Personen das Kennwort kennen.

Um ein Kennwort auf ein Dokument anzuwenden, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

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Klicken Sie im Bildschirm „Info“ auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie dann „Mit Passwort verschlüsseln“ aus dem Dropdown-Menü.

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Geben Sie im Dialogfeld „Dokument verschlüsseln“ ein Kennwort ein und klicken Sie auf „OK“.

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Das Dialogfeld „Passwort bestätigen“ wird angezeigt. Geben Sie Ihr Passwort erneut ein und klicken Sie auf „OK“.

Das Element „Dokument schützen“ auf dem Bildschirm „Info“ wird gelb hervorgehoben und eine Meldung wird angezeigt, dass zum Öffnen des Dokuments ein Kennwort erforderlich ist.

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Wenn jemand das Dokument das nächste Mal öffnet, wird das Dialogfeld „Passwort“ angezeigt. Das Passwort muss eingegeben werden, um das Dokument weiter öffnen zu können.

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Um das Passwort aus dem Dokument zu entfernen, gehen Sie einfach erneut zum Bildschirm „Info“, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie „Mit Passwort verschlüsseln“ aus dem Dropdown-Menü. Deaktivieren Sie das Bearbeitungsfeld Kennwort und klicken Sie auf „OK“, um das Kennwort zu entfernen.

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Die gelbe Markierung im Element „Dokument schützen“ auf dem Bildschirm „Info“ wird gelöscht.

Als nächstes…

Hier sind wir am Ende von Lektion 4, und Sie sollten auf dem besten Weg sein, die Zusammenarbeit an Dokumenten in Word zu verbessern. In nur vier kurzen Tagen wissen Sie jetzt, was Sie wissen müssen, um effizient mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten. Sie können Vorlagen erstellen, Änderungen verfolgen, Kommentare hinzufügen und die Formatierung und Bearbeitung einschränken.

In der letzten Lektion werden wir die Serie mit einer Diskussion der Versionsoptionen in Word abschließen, Dokumente vergleichen und kombinieren und Dokumente online mit Microsoft OneDrive freigeben.

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