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Wie man

Das einfache Umschlagsystem zur Führung von Finanzunterlagen

Ärgern Sie sich nicht darüber, dass Sie nicht die Zeit haben, alle Ihre Finanztransaktionen mühsam in eine komplizierte Tabelle oder ein kompliziertes Programm einzutragen. Das Umschlagsystem zur Führung von Finanzunterlagen ist wartungsarm, kostengünstig und in kurzer Zeit einfach zu implementieren. Alles, was Sie brauchen, sind einige Umschläge, ein Gummiband, ein Stift, ein Filzstift, ein Textmarker, eine Aufbewahrungsbox, eine Stunde am Monatsende und alle Quittungen des Monats.

Das Umschlagsystem ist eine einfache und unterhaltsame Möglichkeit, Ihre Belege zu speichern, zu organisieren und zu speichern und zuverlässige Finanzunterlagen zu führen.

Schritt 1: Speichern Sie alle Ihre Belege während des Monats

Erhalten Sie im Laufe des Monats eine Quittung für jeden Einkauf, den Sie tätigen. Wenn Ihnen ein Kassierer Ihre Quittung nicht gibt, vergessen Sie nicht zu fragen. Stellen Sie bei Online-Einkäufen sicher, dass Sie die Quittungen sofort ausdrucken. Wenn Sie können, drucken Sie sie auf dünnem Papier aus und formatieren Sie sie so, dass sie in Form und Größe den normalen Belegen ähnlich sind.

Bewahren Sie Ihre Quittungen in Ihrer Brieftasche auf, bis sie überlaufen, und werfen Sie sie dann zu Hause in einen dafür vorgesehenen Umschlag. Beschriften Sie den Umschlag unbedingt mit „Aktuelle Belege“ und bewahren Sie ihn an einem sicheren, leicht zugänglichen Ort auf.

Schritt 2: Organisieren Sie Ihre Belege am Monatsende

Bevor Sie Ihre Unterlagen ordnungsgemäß speichern können, müssen Sie die Belege organisieren. Und bevor Sie sie organisieren können, müssen Sie jede Quittung einzeln abschließen.

Gehen Sie jeden einzelnen durch und markieren Sie:

  • Das Datum
  • Der Gesamtbetrag, der ausgegeben (oder erstattet) wird
  • Die Art der Transaktion (z. B. Bargeld, Lastschrift, Scheck, Geschenkkarte)

Stellen Sie sicher, dass Sie einen hellen Textmarker verwenden, damit die Tinte von der Quittung noch durchscheint. Einige Belege haben sehr leichte Tinte, die nach dem Hervorheben verblasst. In diesem Fall markieren Sie die Informationen einfach in einer geraden Linie, damit sie nicht in die Informationen übergehen.

Notieren Sie sich nach dem Hervorheben die Notizen nach Bedarf direkt auf den Belegen:

  • Notieren Sie sich steuerlich absetzbare Ausgaben, die geschäftlich oder für wohltätige Zwecke erfolgen können
  • Beachten Sie die Rückgaben, warum sie gemacht wurden, wie viel Geld zurückerstattet wurde und die neuen Nettosummen
  • Beschriften Sie alle Belege, bei denen nicht sofort ersichtlich ist, wo der Kauf getätigt wurde, an wen er getätigt wurde oder warum er getätigt wurde
  • Schreiben Sie verschiedene Notizen auf, die Ihnen helfen, bessere Aufzeichnungen zu führen, möglicherweise zukünftige Renditen zu erzielen, in Zukunft ein besseres Budget zu haben und ein besserer Verbraucher zu sein (z. B. wenn Sie feststellen, wie Sie durch die Verwendung eines bestimmten Gutscheins den halben Preis gespart haben, als ein großer Verkauf stattfand usw.). )

Wenn Sie feststellen, dass auf einer bestimmten Quittung nicht genügend Platz für diese Notizen vorhanden ist, schreiben Sie sie auf ein kleines Stück Papier und heften Sie es auf die Rückseite der entsprechenden Quittung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Erinnerung auf die Quittung selbst schreiben, um auf die zusätzlichen Notizen auf der nächsten Seite zu verweisen.

So sollte eine endgültige Quittung aussehen (beachten Sie, dass sie für andere darunter liegende Quittungen gilt):

Wenn Sie mit dem Notieren fertig sind, organisieren Sie den Stapel in chronologischer Reihenfolge und heften Sie ihn. Alternativ können Sie eine Büroklammer verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie stattdessen die umgekehrte chronologische Reihenfolge verwenden (mit den neuesten Belegen oben), aber was auch immer Sie wählen – halten Sie es konsistent. Andernfalls fällt es Ihnen später schwer, einzelne Belege zu finden, wenn Sie zwischen zwei verschiedenen Bestellsystemen wechseln müssen.

Schritt 3: Speichern Sie Ihre Quittungen mithilfe von Umschlägen und Schachteln

Sobald Sie den monatlichen Belegstapel vorbereitet haben, legen Sie ihn in einen Umschlag. Möglicherweise müssen Sie einige Belege umklappen, damit der Stapel passt. Ziehen Sie in Betracht, einen Umschlag für die Saison oder den Monat farblich zu kennzeichnen, wenn dies Ihnen hilft, organisiert zu bleiben.

Falten Sie dann den Umschlag zu (ohne ihn zu verschließen) und drehen Sie ihn um. Verwenden Sie einen schwarzen oder dunklen Filzstift, um den Umschlag zu beschriften. Befolgen Sie das folgende Beispiel mit dem Monat und dem Jahr oben links oder beschriften Sie es so, dass Sie leichter damit arbeiten können.

Wenn Sie mehr als einen Monat gesammelt haben, stapeln Sie die Umschläge in chronologischer Reihenfolge (halten Sie sie in Übereinstimmung mit der Reihenfolge, in der Sie die tatsächlichen Belege haben). Legen Sie ein Gummiband um das Bündel.

Am Ende des Jahres haben Sie alle Ihre Finanzunterlagen in zwölf Umschlägen gebündelt. Über mehrere Jahre hinweg sammeln Sie mehrere Bundles.

Bewahren Sie Ihre Umschlagbündel in einer Schachtel auf. Bewahren Sie die Box an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort auf. Im Laufe der Zeit können sich mehrere Kartons ansammeln, die sich leicht stapeln und lagern lassen. Und jedes Mal, wenn Sie auf Ihre Finanzunterlagen verweisen müssen, sind diese leicht zu finden und zugänglich.

Es ist ideal, eine optisch ansprechende Box zu verwenden, die Ihre finanziellen Ziele darstellt. Die Box im folgenden Beispiel zeigt bequeme Stühle in einer entspannten Strandszene, da mehr Urlaubszeit ein Maß für den finanziellen Erfolg ist.

Mit dem einfach zu implementierenden Umschlagsystem können Sie alle Ihre Finanzunterlagen mit geringem Aufwand an einem Ort aufbewahren. Und Sie können Spaß daran haben, indem Sie farbige Stifte, Textmarker und Umschläge sowie eine optisch ansprechende Box verwenden, mit der Sie sich auf den finanziellen Erfolg konzentrieren können!

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