Bereiten Sie Ihr Word-Dokument für die Massenverteilung vor

Wenn Sie in einem Team arbeiten oder mit Ihren Kunden zu tun haben, möchten Sie vielleicht sicherstellen, dass Sie Ihre Dokumente richtig verteilen, damit die Informationen im Dokument das richtige Publikum erreichen und die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt wird.

Word 2007 verfügt über eine Funktion, mit der Sie Ihr Word-Dokument formell für die ordnungsgemäße Verteilung an eine Gruppe von Personen oder sogar an Einzelpersonen mit einem bestimmten Glaubwürdigkeitsfaktor vorbereiten können.

Vorbereitung

Starten Sie Word 2007 und erstellen Sie das Dokument wie gewünscht.

Wenn Sie mit dem Dokument zufrieden sind und zur Verteilung bereit sind, halten Sie einen Moment inne, bevor Sie die E-Mail-Anwendung aufrufen, und befolgen Sie diese einfachen Schritte, um das Dokument für die Verteilung vorzubereiten. Denken Sie daran, dass diese Schritte isoliert sind. Das bedeutet, dass Sie die Schritte auswählen können, die Sie ausführen möchten.

Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und klicken Sie auf „Vorbereiten” Menüoption. Es gibt 7 verschiedene Optionen, die Sie sehen sollten. Ich werde jede dieser Optionen erklären, damit Sie die richtige Kombination von Optionen für Ihre Vertriebsanforderungen auswählen können.

Dokumenteigenschaften

Der erste in der Liste ist der „Eigenschaften’ Option, mit der Sie Metadateninformationen zum Dokument eingeben können.

Sie können den Namen des Dokumentautors, den Titel, das Thema, die Schlüsselwörter, die Kategorie, den Status und die Kommentare eingeben.

Einige davon können über die eingesehen werden Datei >> Eigenschaften Dialog.

Denken Sie daran, dass Sie diese Eigenschaften nach dem Fertigstellen des Dokuments nicht mehr sehen können, aber bis dahin können Sie Ihrem Dokument Eigenschaften zuordnen, damit andere sich vor dem Öffnen ein Bild von dem Dokument machen können.

Dokument prüfen

Die zweite Option in der Liste ist die „Dokument prüfen» Möglichkeit. Als Teil der Vorbereitung zum Verteilen Ihres Dokuments können Sie das Dokument auf Kommentare, Überarbeitungen, Überarbeitungsmarkierungen und Freihandanmerkungen untersuchen. Sie können nach versteckten Metadaten oder persönlichen Informationen suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können nach benutzerdefinierten XML-Daten suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können auch nach Informationen zu Kopf- und Fußzeilen sowie nach Wasserzeichen suchen. Schließlich können Sie auch nach versteckten Texten im Dokument suchen.

Wählen Sie die Inspektionsoptionen aus, die Sie sicherstellen möchten, bevor Sie das Dokument verteilen und wenn Sie auf „Prüfen”-Schaltfläche Word prüft das Dokument und benachrichtigt Sie über alle Elemente, die es bei der Prüfung findet.

Die Elemente, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet und Sie können wählen, ob Sie sie erneut überprüfen möchten.

Dokument verschlüsseln

An dritter Stelle in der Liste steht das „Dokument verschlüsseln» Möglichkeit. Wählen Sie diese Option, wenn das Dokument nur von bestimmten Personen angezeigt werden soll, denen Sie vertrauen. Es ermöglicht Ihnen, das Dokument mit einem Passwort Ihrer Wahl zu verschlüsseln und die Benutzer müssen dieses Passwort eingeben, um das Dokument anzuzeigen.

Wählen Sie ein Passwort, das Sie an die Gruppe verteilen können. Mein Rat ist, kein Passwort zu wählen, das Sie persönlich verwenden, sondern ein Passwort, das niemand verwenden kann, um Ihre Online-Konten oder sensible Konten, die Sie persönlich verwenden, zurückzuverfolgen.

Bestätigen Sie das Passwort noch einmal. Bei Kennwörtern muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden. Achten Sie darauf, dass Sie das Kennwort aufbewahren/merken, da es keine Möglichkeit gibt, das Kennwort wiederherzustellen, wenn Sie es vergessen, und es gibt keine Möglichkeit, die Datei zu öffnen, wenn Sie das Kennwort vergessen.

Nach der Verschlüsselung sollten Sie sehen können, dass die Menüoption eine kleine Hintergrundfarbe hat, um anzuzeigen, dass dieses Dokument verschlüsselt ist.

Wenn Personen in Ihrer Verteilergruppe versuchen, ein verschlüsseltes Dokument zu öffnen, werden sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben.

Ohne Passwort können sie das Dokument überhaupt nicht öffnen.

Berechtigung einschränken

Vierter auf der Liste ist die „Berechtigung einschränken» Möglichkeit. Sie können die Option «Berechtigung einschränken» verwenden, um einzuschränken, was Personen mit dem Dokument tun können. Wenn das Dokument vertraulich ist, können Sie „Berechtigungen einschränken“ verwenden, um das Bearbeiten, Kopieren und Drucken des Dokuments einzuschränken.

Berechtigung einschränken verwendet den Windows Rights Management-Client, um die Einschränkungen zu implementieren.

Möglicherweise werden Sie aufgefordert, die Windows-Rechteverwaltung Werkzeug. Machen Sie sich keine Sorgen, fahren Sie fort und installieren Sie es, es stammt von einer vertrauenswürdigen Quelle. Nach der Installation sollten Sie in der Lage sein zu konfigurieren, was Benutzer mit dem Dokument tun können.

Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu

Fünfter in der Liste ist die „Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu» Möglichkeit. Digitale Signaturen stellen die Integrität des Dokuments sicher. Stellen Sie sich digitale Signaturen als eine Papiersignatur vor, die der Einfachheit halber elektronisch erstellt wird. Wenn ein Dokument eine digitale Signatur hat, bedeutet dies die Integrität und das Vertrauen des Dokuments. Dies wäre praktisch, wenn Sie das Dokument an eine sehr große Zielgruppe verteilen.

Klicken Sie auf die «Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu” und Word fordert Sie mit dem obigen Dialogfeld auf, auf dem Office Marketplace nach Anbietern für digitale Signaturen zu suchen.

Auf dem Office Online Marketplace sollten Sie einen Anbieter für digitale Signaturen finden, mit dem Sie das Dokument signieren können.

Kompatibilitätsprüfung ausführen

Lassen Sie uns die letzte Option überspringen “Kompatibilitätsprüfung ausführen» Erste. Wenn Sie Word 2007-spezifische Funktionen verwendet haben und vermuten, dass Ihr Publikum ältere Versionen von Word verwendet, sollten Sie die Kompatibilitätsprüfung ausführen, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument vom gesamten Publikum gelesen werden kann.

Word 2007 führt eine Reihe vordefinierter Kompatibilitätsprüfungen aus und wenn Kompatibilitätsprobleme festgestellt werden, werden diese im obigen Dialogfeld aufgelistet. Andernfalls können Sie zum letzten Schritt vor der Verteilung des Dokuments übergehen.

Als endgültig markieren

Dies sollte der letzte Schritt sein, den Sie ausführen wollten, bevor Sie das Dokument an die Gruppe verteilen. Wie der Name schon sagt, markiert diese Aktion das Dokument als fertig für die Verteilung.

Da dies erhebliche Änderungen am Dokument vornimmt, werden Sie aufgefordert, sicherzustellen, dass Sie das Dokument als endgültig markieren möchten.

Sobald ein Dokument als endgültig markiert ist, kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden und wird von Korrekturlesungen, Kommentaren usw.

Abgeschlossene Dokumente erhalten ein neues Symbol in der Statusleiste, das eher wie ein Stempel auf einem Papier aussieht.

Wenn Sie ein Dokument für die Verteilung vorbereiten, können Sie bestimmte offensichtliche Fehler vermeiden, die Sie beim Verteilen eines Dokuments an eine große Gruppe von Personen machen. Sie müssen nicht alle Schritte befolgen; Stattdessen können Sie auswählen, welche Sie möchten/bevorzugen. Word 2007 ist flexibel genug, um das zu tun, was Sie von ihm erwarten, wenn Sie ein Dokument für die Verteilung vorbereiten.

Ich hoffe, Sie finden dies nützlich und ich hoffe, Sie nutzen die Möglichkeiten von Word 2007, um ein Dokument vor der Verteilung ordnungsgemäß abzuschließen. Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben, lassen Sie es mich bitte in den Kommentaren wissen.