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Benutzerhandbuch für freigegebene Dropbox-Ordner

Benutzerhandbuch für freigegebene Dropbox-Ordner

Dropbox ist ein unglaublich nützliches Tool, um alle Ihre Dateien zwischen Ihren Computern und der Cloud zu synchronisieren. Hier sehen wir uns an, wie Sie Ihr gesamtes Team mit freigegebenen Dropbox-Ordnern auf dem gleichen Stand halten können.

Erstellen eines freigegebenen Ordners

Das Einrichten eines freigegebenen Ordners in Dropbox ist einfach. Fügen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten, einem Ordner in Dropbox auf Ihrem Computer hinzu, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den Ordner, wählen Sie Dropbox und dann .

Melden Sie sich alternativ online bei Ihrem Dropbox-Konto an, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf .

Geben Sie nun die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und geben Sie optional eine Nachricht ein, in der Sie erklären, warum Sie den Ordner freigeben.

Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, in der sie eingeladen werden, den freigegebenen Ordner anzuzeigen und ihm beizutreten. Wenn sie sich nicht bei Dropbox angemeldet haben, können sie sich direkt anmelden. Andernfalls können sie sich einfach bei ihrem Dropbox-Konto anmelden und mit dem Hinzufügen oder Bearbeiten von Dateien beginnen.

Freigegebene Ordner haben in Ihrer Dropbox ein etwas anderes Symbol. Beachten Sie, dass der freigegebene Ordner auf der linken Seite ein Symbol mit 2 Personen hat, während der Ordner auf der rechten Seite, der nicht freigegeben ist, eine Vorschau seines Inhalts anzeigt.

Sehen Sie sich den Verlauf Ihres freigegebenen Ordners an

Immer wenn Ihre Mitarbeiter mit Ihren freigegebenen Ordnern Dateien hinzufügen oder ändern, sehen Sie eine QuickInfo-Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, was sich geändert hat.

Sie können die Änderungen auch online einsehen. Melden Sie sich in Ihrem Browser bei Ihrem Dropbox-Konto an und wählen Sie die Registerkarte Ereignisse. Hier werden alle Änderungen an Ihrer Dropbox angezeigt, Sie können jedoch nur die Änderungen in Ihrem freigegebenen Ordner anzeigen, indem Sie seinen Namen in der linken Seitenleiste auswählen.

Jetzt können Sie alle letzten Änderungen an Ihrem Ordner sehen und sehen, wer jede Datei hinzugefügt oder entfernt hat.

Unten auf der Seite können Sie sogar einen Kommentar hinzufügen, der für alle Mitarbeiter sichtbar ist.

Wenn jemand eine Datei gelöscht hat, die Sie noch benötigen, können Sie sie wiederherstellen, indem Sie auf den entsprechenden Link in diesem Online-Verlauf klicken. Sie können auch gelöschte Dateien anzeigen, indem Sie im Explorer mit der rechten Maustaste in Ihren Dropbox-Ordner klicken. Wählen Sie Dropbox aus, und klicken Sie dann auf .

Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine Änderung vorgenommen wird

Sie sitzen nicht immer vor Ihrem Computer; Sie haben schließlich ein Leben jenseits Ihrer Projekte (zumindest hoffentlich). Wenn Sie jedoch wirklich auf dem Laufenden bleiben möchten, was mit Ihrem Projekt passiert, können Sie dies ganz einfach tun, egal wo Sie sich befinden.

Die Verlaufsseite Ihres freigegebenen Dropbox-Ordners bietet einen RSS-Feed aller Änderungen am Ordner. Klicken Sie auf den Hyperlink.

Klicken Sie nun im sich öffnenden Popup auf „In Zwischenablage kopieren“, damit Sie diesen RSS-Feed verwenden können.

Sie können RSS-Feeds über viele Webbrowser, E-Mail-Clients, dedizierte Feed-Reader und mehr abonnieren. In Firefox, Internet Explorer 7/8 oder Opera können Sie die Feed-Adresse in Ihre Adressleiste einfügen und den Feed direkt in Ihrem Browser abonnieren.

Das Abonnieren des Feeds in einer Desktop-Anwendung wird Ihnen jedoch nicht viel helfen, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind. Eine gute Möglichkeit ist das Abonnieren des beliebten Google Readers. Dann können Sie Ihren Feed in jedem Browser, auf jedem Computer oder Mobilgerät überprüfen.

Um Ihren Dropbox-Feed zu Google Reader hinzuzufügen, melden Sie sich bei Google Reader an (), klicken Sie oben links, fügen Sie Ihren RSS-Feed aus Dropbox ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Jetzt können Sie alle Änderungen an Dateien oder Ordnern in Google Reader sehen.

Sie können Ihren Feed sogar zu Ihrer iGoogle-Startseite hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts auf der Startseite von Google Reader, um Ihre Feeds zu iGoogle hinzuzufügen.

Jetzt können Sie auf Ihrer Startseite Aktualisierungen Ihrer Dateien anzeigen. Wenn Sie einen anderen Computer verwenden, melden Sie sich einfach bei Ihrem Google-Konto an, um zu sehen, was passiert.

Sie können auch von vielen Programmen und Apps für die meisten gängigen Smartphones wie iPhone, Windows Phone und Blackberry auf Ihre Google Reader-Feeds zugreifen.

Erhalten Sie einen Tweet oder Text, wenn Änderungen vorgenommen werden

Wenn Sie eine hypervernetzte Person sind, können Sie unterwegs Tweets senden und empfangen. Wenn ja, ist dies möglicherweise der beste Weg, um benachrichtigt zu werden, wenn Änderungen an Ihrem freigegebenen Dropbox-Ordner vorgenommen werden. Erstellen Sie dazu zunächst einen neuen Twitter-Account, über den Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Wenn Sie nicht möchten, dass die ganze Welt Ihre Updates sieht, klicken Sie auf Einstellungen und stellen Sie Ihr neues Twitter-Konto auf Privat ein.

Sobald das neue Konto erstellt wurde, folgen Sie ihm mit Ihrem normalen Twitter-Konto, damit Sie Updates sehen.

Jetzt veröffentlichen wir unseren Dropbox-RSS-Feed auf Twitter. Erstellen Sie ein Konto mit Twitterfeed ().

Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, fügen Sie Ihren Feed hinzu. Benennen Sie Ihren Feed und geben Sie Ihre Feed-Adresse aus Dropbox ein. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, damit Ihr Feed wie gewünscht funktioniert.

Ändern Sie in den erweiterten Einstellungen die Häufigkeit auf „Alle 30 Minuten“, um sicherzustellen, dass Sie so schnell wie möglich über Änderungen informiert werden. Sie können auch andere Einstellungen ändern, wenn Sie möchten.

Klicken Sie auf „Weiter zu Schritt 2“ und dann auf Twitter unter den verfügbaren Diensten, um Ihr Konto hinzuzufügen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei Ihrem neuen Twitter-Konto angemeldet haben, und klicken Sie dann auf Twitter authentifizieren.

Lassen Sie die Anwendung zu.

Klicken Sie nun abschließend auf Dienst erstellen.

Bei jeder Änderung erhalten Sie einen Tweet über Ihren neuen Twitter-Account. Und da Sie Tweets per SMS oder vielen mobilen Anwendungen empfangen können, sind Sie nie weit von Ihren Dropbox-Änderungen entfernt!

Fazit

Freigegebene Dropbox-Ordner sind eine großartige Möglichkeit, damit Ihr gesamtes Team gemeinsam an denselben Dateien in einem Projekt arbeitet. Und mit diesen praktischen Tricks behalten Sie Ihre freigegebenen Dateien überall im Blick! Es gibt viele coole Dinge, die Sie mit Dropbox tun können. Lesen Sie unbedingt unsere Beiträge zum Hinzufügen von Dropbox zum Windows 7-Startmenü, zum Zugreifen auf Dropbox-Dateien von Chrome aus und zum Synchronisieren Ihres Pidgin-Profils auf mehreren PCs.

Links

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