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Wie man

Batch-Druck von PDF-Anhängen in Outlook

Batch-Druck von PDF-Anhängen in Outlook

Wollten Sie schon immer jeden Anhang drucken, den Sie in Ihrem Outlook-E-Mail-Postfach erhalten? Angenommen, Sie haben einen kostenlosen Fax-zu-PDF-E-Mail-Dienst abonniert und möchten, dass sie automatisch wie ein altmodisches Faxgerät ausgedruckt werden.

Hier ist eine schnelle Möglichkeit, dies zu erreichen, wenn Sie mit ein wenig VB-Programmierung (Makro) vertraut sind.

Was wir hier zeigen, ist, eine Regel in Outlook zu erstellen und die eingehenden Fax-E-Mails in einen separaten Unterordner zu verschieben. Mit VB-Code erstellen wir ein Makro, mit dem Sie einen Druckauftrag für jede E-Mail in diesem Unterordner ausführen können, damit Sie die E-Mail nicht öffnen und die Anhänge einzeln drucken müssen.

Schritt 1

Erstellen Sie in Outlook unter „Mailbox – YourName“ einen Unterordner namens „Batch Prints“.

Schritt 2

Erstellen Sie eine Regel (aus dem Menü Extras/Regeln und Warnungen) in Outlook, die wie folgt aussieht:

Tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Faxanbieters in das Feld „email@myfaxservice.com“ ein. Fügen Sie in der Betreffzeile den dauerhaften Text ein, der jedes Mal vom Faxanbieter gesendet wird (geben Sie nicht den Text ein, der regelmäßig geändert wird). Das 3. Feld „Stapeldrucke“ ist der Unterordner, den Sie gerade im ersten Schritt angelegt haben.

Schritt 3

Erstellen Sie ein VB-Makro. Rufen Sie zuerst den VB-Editor auf, indem Sie zu Tools/Macro/Visual Basic Editor gehen. Der VB-Editor sollte so aussehen:

Schritt 4

Klicken Sie im linken Projektfenster mit der rechten Maustaste auf das Element Project1 und fügen Sie ein Modul namens Module1 ein:

Schritt 5

Sobald das Modul1 erstellt wurde, kopieren Sie den unten stehenden Code in das Fenster auf der rechten Seite, wie im Aufzählungszeichen #3 gezeigt.

Public Sub PrintAttachments()
    Dim Inbox As MAPIFolder
    Dim Item As MailItem
    Dim Atmt As Attachment
    Dim FileName As String
    Dim i As Integer
 
    Set Inbox = GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent.Folders.Item("Batch Prints")

    For Each Item In Inbox.Items
        For Each Atmt In Item.Attachments
            ' all attachments are first saved in the temp folder C:Temp.  Be sure to create this folder.
            FileName = "C:Temp" & Atmt.FileName
            Atmt.SaveAsFile FileName
            ' please change the program folder accordingly if the Acrobat Reader is not installed on drive C:
            Shell """C:Program FilesAdobeReader 8.0Readeracrord32.exe"" /h /p """ + FileName + """", vbHide
        Next
        
        Item.Delete  'remove this line if you don't want the email to be deleted automatically
    Next

    Set Inbox = Nothing
End Sub


Beachten Sie, dass Sie möglicherweise die Codezeile, die Acrobat aufruft, ändern müssen, damit sie mit dem Pfad auf Ihrem System übereinstimmt.

Schritt 6

Jetzt ist die Einrichtung abgeschlossen. Alle E-Mails von Ihrem Faxanbieter werden beim Eingang in Ihre „Stapeldrucke“ verschoben. Bitte beachten Sie, dass im Beispiel alle Anhänge im PDF-Format vorliegen, daher verwenden wir Acrobat acrord32.exe, um jeden Anhang zu drucken.

Verwenden des Makros

Wenn Sie nun alle Anhänge drucken möchten, gehen Sie einfach zum Makro und führen Sie das Makro PrintAttachments aus und alle Anhänge werden nacheinander gedruckt. E-Mails werden gelöscht und nach dem Drucken in den Papierkorb verschoben.

Hinweis: Die Ausdrucke werden an Ihren Standarddrucker geleitet, daher müssen Sie sicherstellen, dass ein gültiger Druckertreiber eingerichtet und ausgewählt ist.

Hoffe, das ist nützlich!

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