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Anfängerleitfaden zur Verwendung der Notizenfunktion in Outlook

Anfängerleitfaden zur Verwendung der Notizenfunktion in Outlook

Bei der Menge an E-Mails, die Sie an einem bestimmten Tag erhalten, ist es schwierig, sie alle in Ordnung zu halten, egal wie Sie Ihren Posteingang organisieren. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie die Notizenfunktion verwenden, um sich besser zu organisieren.

Eine der Funktionen in Outlook, über die nicht viel gesprochen und möglicherweise zu wenig genutzt wird, ist Notes. Die Verwendung von Notizen in Outlook kann Ihnen helfen, sich an wichtige Ideen zu erinnern und Ihre Arbeit zu organisieren. Hier betrachten wir die Verwendung von Notes in Outlook 2010, aber die Funktion ist in Office 2002 und höher verfügbar.

Verwenden von Notizen in Outlook 2010

Um auf die Notizenfunktion in Outlook 2010 zuzugreifen, klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Notizen.

Sie können auch auf die Pfeilschaltfläche klicken, um mehr oder weniger Elemente anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie Notizen als größere Schaltfläche anzeigen lassen, um den Zugriff zu erleichtern, wenn Sie sie häufig verwenden.

Die Notizenfunktion öffnet sich und um eine neue Notiz zu erstellen, klicken Sie auf das Menüband.

Nachdem Sie Ihre Notiz erstellt haben, schließen Sie sie einfach und sie wird automatisch in Ihrer Liste gespeichert.

Unter der Registerkarte Start in der aktuellen Ansicht können Sie die Ansichtsoptionen Ihrer Notizen ändern. Hier haben wir es so eingestellt, dass wir den Inhalt der Notiz und andere detaillierte Informationen leicht sehen können.

Wenn sie als Symbole angezeigt werden, können Sie mit der Maus über die Notiz fahren und eine Vorschau ihres Inhalts anzeigen.

Sie können Ihre Notizen auch in der Symbolansicht alphabetisch sortieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich im Fenster und wählen Sie Sortieren aus dem Kontextmenü.

Wählen Sie im Bildschirm Sortieren und wenn Sie möchten, dass es aufsteigend oder absteigend sein soll, und klicken Sie auf OK.

Los geht’s! Ihre Notizen werden dann alphabetisch sortiert. Sie können sie auch nach Farbe, Kontakt, Symbol usw. sortieren.

Wenn Sie in Windows 7 einige Notizen geöffnet haben, können Sie sie zusammen mit allem anderen, das Sie möglicherweise in Outlook geöffnet haben, problemlos über die Taskleiste aufrufen.

Schaltfläche „Neue Notiz“ zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen

Wenn Sie feststellen, dass Sie die Notizenfunktion häufig verwenden, sollten Sie sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Um es hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie .

Outlook-Optionen werden geöffnet … Dropdown-Menü der Befehle und wählen Sie .

Scrollen Sie dann nach unten, markieren Sie Neue Notiz und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Sie sollten es im Abschnitt Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen sehen, klicken Sie auf OK, um die Outlook-Optionen zu schließen.

Jetzt sehen Sie das Symbol „Neue Notiz“ in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Klicken Sie darauf und Sie können eine neue Notiz erstellen, während Sie Ihren Posteingang durchsuchen, ohne in den Abschnitt „Notizen“ zu gehen.

Email Anhang

Eine weitere nette Funktion mit Notizen in Outlook ist, dass Sie sie auch per E-Mail versenden können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz, die Sie senden möchten, und wählen Sie Weiterleiten.

Senden Sie es jetzt wie jede andere E-Mail ab.

Sie können Notizen auch mit Ihren Kontakten verknüpfen. Öffnen Sie eine Notiz, klicken Sie auf das Symbol in der oberen linken Ecke und wählen Sie Kontakte.

Geben Sie nun den Namen des Kontakts ein, mit dem Sie die Notiz verknüpfen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte, um Ihre Kontaktliste zu durchsuchen.

Notizen in den Kalender oder andere Ordner verschieben oder kopieren

Manchmal möchten Sie Ihre Notizen möglicherweise an einen anderen Ort in Outlook verschieben oder kopieren. Hier sehen wir uns das Kopieren einer Notiz in den Kalender an. Wählen Sie das Dropdown-Menü Verschieben aus der Multifunktionsleiste aus und wählen Sie dann aus, um es an einen anderen Ort zu verschieben oder zu kopieren.

Wählen Sie aus, wohin Sie es verschieben oder kopieren möchten, in diesem Fall in den Kalender, und klicken Sie dann auf OK.

Der Kalender wird geöffnet und Sie können ihn dann nach Belieben durchgehen und planen.Notizen

Passen Sie Ihre Notizen an

Wenn Sie mit dem typischen gelben Aussehen Ihrer Notizen nicht zufrieden sind, können sie individuell angepasst werden. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen, und klicken Sie auf Optionen.

Klicken Sie auf Notizen und Journal und unter Notizenoptionen können Sie Farbe, Schriftart und Größe anpassen.

Hier ist ein Beispiel für eine Notiz, nachdem wir Farbe, Größe und Schriftart angepasst haben.

Abschluss

Wenn Sie während des Geschäftstages in Outlook leben und Ihre Gedanken schnell und einfach festhalten möchten, kann die Verwendung der Notizenfunktion nützlich sein. Dieses Handbuch sollte Ihnen auf jeden Fall helfen, Notes in Outlook zu verstehen und zu verwenden. Was ist mit dir? Verwenden Sie die Notizen-Funktion? Empfinden Sie sie als hilfreiches Werkzeug, um Ihre Arbeit besser zu organisieren? Hinterlasse einen Kommentar und lass es uns wissen.

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