6 Tipps und Tricks, um Microsoft Planner Master zu werden

Wenn Sie Microsoft Planner verwendet haben, wissen Sie, dass die Anwendung mehr enthält, als Sie sich vorstellen können. Im Folgenden finden Sie einige Funktionen, Tipps und Tricks, mit denen Sie von einem Microsoft Planner-Neuling zu einem Planner-Master werden können.

Fügen Sie Emojis zu Ihren Aufgabentiteln hinzu

Worte sind großartig, aber manchmal sind Emojis besser. Sie können Emojis überall in einer Aufgabe hinzufügen, aber für Hilfe auf einen Blick ist der beste Platz im Aufgabentitel.

Drücken Sie die Windows-Taste +. (Punkt), um die Emoji-Auswahl zu öffnen (Befehl + Strg + Leertaste auf einem Mac) und dann Ihr Emoji auszuwählen.

Das Emoji kann für wiederkehrende Aufgaben oder Aufgaben eines bestimmten Typs sehr nützlich sein. Sie können visuell sehen, um welche Art von Aufgabe es sich handelt, ohne den Text lesen zu müssen.

Emojis können auch zu den Bucket-Titeln hinzugefügt werden. Dies ist nützlich für Pläne, die Buckets für bestimmte Jobs enthalten, z. B. Grafikdesign, Kommunikation, Tests usw. Sie können auch Emojis hinzufügen, um zu verdeutlichen, was jeder Bucket darstellt.

Egal, wofür Sie sie benötigen, fügen Sie Ihren Titeln Emojis hinzu, um ein besseres Verständnis und einen visuelleren Ansatz zu erzielen.

Fügen Sie den Kacheln Anhänge, Checklisten und Notizen hinzu

Das Hinzufügen von Emojis hilft zu zeigen, was eine Aufgabe ist, aber es hilft nicht zu zeigen, wie die Aufgabe voranschreitet oder was getan werden muss.

Alle Anhänge, Checklisten oder Notizen, die Sie der Aufgabe hinzugefügt haben, können auf der Kachel angezeigt werden, damit Sie leichter sehen können, was los ist.

Öffnen Sie die Aufgabe «Planer» und wählen Sie «Auf Karte anzeigen» neben dem Element, das Sie auf der Kachel anzeigen möchten.

Sie können nur eine der drei auswählen, aber Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern. Was auch immer Sie aktiviert haben, wird auf der Kachel angezeigt.

Kopieren Sie eine einzelne Aufgabe oder einen ganzen Plan

Haben Sie eine einzelne Aufgabe, die Sie neu erstellen müssen? Schreiben Sie dieselbe Aufgabe nicht mehrmals neu, sondern kopieren Sie sie einfach.

Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie kopieren möchten, klicken Sie oben rechts auf das Dreipunktmenüsymbol und wählen Sie dann die Schaltfläche „Aufgabe kopieren“.

Wählen Sie die Elemente der Aufgabe aus, die Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf «Kopieren».

Sie haben jetzt eine Kopie, mit der Sie neue Aufgaben erstellen können. Dies ist ideal für ähnliche Aufgaben, die Sie verschiedenen Personen zuweisen müssen, unabhängig davon, ob es sich um eine Aufgabe mit denselben Anweisungen handelt, z. B. um die Organisation eines Einzelgesprächs mit Ihrem Chef oder um eine Aufgabe, die täglich von einer anderen Person ausgeführt wird.

Wenn Sie eine ganze Reihe ähnlicher Aufgaben wiederholt verwenden, z. B. eine Reihe von Aufgaben, die Sie für jedes Projekt ausführen, oder eine festgelegte Anzahl wöchentlicher Aufgaben, können Sie einen gesamten Plan kopieren.

Klicken Sie oben im Plan auf das Drei-Punkte-Menüsymbol und wählen Sie dann die Schaltfläche „Plan kopieren“.

Der neue Plan verwendet denselben Namen wie der Quellplan, jedoch mit dem Präfix «Kopie von». Ändern Sie den Namen in den gewünschten Namen, wählen Sie aus, ob er für alle Personen in Ihrer Organisation öffentlich verfügbar sein soll, und klicken Sie auf «Plan kopieren».

Nach einigen Sekunden wird Ihr neuer Plan im Abschnitt «Letzte Pläne» der Seitenleiste angezeigt.

Alles wird kopiert, außer:

• Planbeschreibung
• Planen Sie Mitglieder
• Planen Sie den Favoritenstatus
• Aufgabenanhänge
• Aufgabenzuweisungen
• Aufgabenfortschritt
• Aufgabendaten
• Aufgabenkommentare und Aktivität

Dies funktioniert sehr gut für Vorlagenpläne, bei denen Sie regelmäßig eine neue Version benötigen.

Ziehen Sie zwischen Buckets, um Aufgaben zu bearbeiten

Standardmäßig sind Ihre Aufgaben in den von Ihnen verwendeten Buckets gruppiert: Aufgaben, In Bearbeitung, Fertig oder in anderen von Ihnen erstellten Buckets. Der Planer bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Aufgaben anhand von Eigenschaften wie Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Priorität usw. zu gruppieren.

Wir haben die Gruppierung in verschiedenen Eimern bereits behandelt, aber hier ist eine kurze Zusammenfassung.

Um Ihre Aufgabengruppierungen zu ändern, klicken Sie oben rechts in der Microsoft Planner-Oberfläche auf die Schaltfläche „Nach Bucket gruppieren“.

Wählen Sie eine andere Eigenschaft aus, nach der Ihre Aufgaben gruppiert werden sollen, und sie werden automatisch neu angeordnet. Wenn Sie beispielsweise «Priorität» auswählen, werden Ihre Aufgaben in neuen Prioritätsbereichen zusammengefasst.

Sie können Aufgaben zwischen diese Buckets ziehen und dort ablegen, um die Eigenschaften zu ändern. Haben Sie mit dem Testen begonnen und einige Probleme festgestellt? Kein Problem, gruppieren Sie nach «Fortschritt» und ziehen Sie die getesteten Aufgaben zurück in die Spalte «In Bearbeitung». Gruppieren Sie dann nach «Zugewiesen an» und ziehen Sie Aufgaben in die Buckets des Beauftragten, der die Probleme lösen muss, oder in den Bucket «Nicht zugewiesen», wenn jemand sie abholen kann.

Dieser Vorgang ist viel schneller und intuitiver als das mühsame Öffnen jeder Aufgabe und das Bearbeiten jedes Felds.

Hinzufügen von Aufgaben und Ändern von Daten in der Zeitplanansicht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen möchten, klicken Sie oben im Plan auf die Option «Zeitplan».

Dadurch wird eine Kalenderansicht aller Ihrer Aufgaben geöffnet. Sie können neue Aufgaben hinzufügen, Aufgaben an verschiedene Tage ziehen, um ihnen neue Fälligkeitstermine zuzuweisen, oder Aufgaben aus dem Kalender verschieben, um das Fälligkeitsdatum insgesamt zu entfernen.

Der Zeitplan zeigt standardmäßig den aktuellen Monat an. Sie können jedoch auf die Schaltfläche „Woche“ klicken, um stattdessen eine Wochenansicht anzuzeigen.

Die Zeitplanansicht ist der beste Weg in Microsoft Planner, um alles, was Sie tun müssen, aus der Vogelperspektive zu betrachten. Es ist viel einfacher, Ihre Arbeitslast zu verstehen, wenn Sie sie visuell sehen können.

Unabhängig davon, ob Sie nach Woche oder nach Monat anzeigen, können Sie jede Aufgabe per Drag & Drop auf ein neues Datum ziehen, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Sie können auch jede Aufgabe aus der Liste „Außerplanmäßige Aufgaben“ in den Kalender ziehen, um ihm ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen.

Umgekehrt können Sie eine Aufgabe auch aus dem Kalender in die Liste „Außerplanmäßige Aufgaben“ ziehen, um das Fälligkeitsdatum zu entfernen.

Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen“ klicken oder an einem beliebigen Datum auf das Pluszeichen (+) klicken, wodurch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe automatisch auf dieses Datum festgelegt wird.

In der Zeitplanansicht erhalten Sie eine andere Perspektive auf Ihre Aufgaben sowie eine intuitive Ansicht darüber, wie viel Arbeit ansteht.

Siehe Alle Anhänge im Planer-Dateispeicher

Im Laufe der Zeit kann ein Plan viele Anhänge enthalten, unabhängig davon, ob es sich um Bilder, Dokumente, Tabellenkalkulationen oder andere Elemente handelt. Wenn Sie einen Anhang erneut suchen möchten, können Sie ihn im Dateispeicher anzeigen.

Klicken Sie oben im Plan auf das dreipunktige Menüsymbol und wählen Sie die Option „Dateien“.

Dadurch wird eine neue Registerkarte in Ihrem Browser geöffnet, auf der die SharePoint-Website angezeigt wird, auf der alle Dateien Ihrer Aufgaben gespeichert sind.

Sie fügen Dateien hinzu, bearbeiten sie oder löschen sie. Seien Sie jedoch gewarnt: Wenn Sie eine Datei von hier aus löschen, wird sie aus Ihrem Plan gelöscht. Wenn Ihre Aufgaben jedoch viele Anhänge enthalten und Sie schnell einen finden müssen, gehen Sie wie folgt vor.

Mit diesen Tipps und Tricks sind Sie auf dem besten Weg, alles zu wissen, was Sie benötigen, um ein Microsoft Planner-Master zu werden.